幾乎與其他所有的商人一樣，會(huì)議的策劃者們也十分重視節(jié)省開(kāi)銷(xiāo)，而且我們也都知道一些相同的、傳統(tǒng)的省錢(qián)技巧，例如：善于談判、避開(kāi)旺季、選擇花銷(xiāo)較低的城市、爭(zhēng)取每一筆交易都對(duì)自己有利等。然而，只知道這些還不夠。

　　在您為了削減預(yù)算而非要將盥洗室的紙巾拿來(lái)當(dāng)餐巾紙之前，我們找到了可以為您的下次會(huì)議節(jié)省開(kāi)支的新方法。當(dāng)然，這些方法的成功與否，也取決于您的客戶(hù)或公司、您開(kāi)會(huì)的地方、會(huì)議的類(lèi)型、會(huì)場(chǎng)的種類(lèi)以及其他一些因素，并非所有技巧都適用于所有情況。無(wú)論如何，每一位有頭腦的策劃者都清楚，節(jié)省下來(lái)的每一分錢(qián)都是實(shí)實(shí)在在的，而當(dāng)您能夠節(jié)省幾百或者幾千美元的時(shí)候，您的公司或客戶(hù)就會(huì)興高采烈。

　　當(dāng)您在為下次會(huì)議尋找省錢(qián)良機(jī)時(shí)，一定要有創(chuàng)新意識(shí)。將每一個(gè)步驟詳細(xì)列出，并和團(tuán)隊(duì)開(kāi)展頭腦風(fēng)暴。問(wèn)問(wèn)自己，怎樣才能既辦成事兒又花很少的錢(qián)？怎樣才能在保證質(zhì)量的前提下減少成本？

　　幾乎所有的會(huì)議都能夠找到省錢(qián)的地方——關(guān)鍵是要發(fā)現(xiàn)它們?cè)谀膬海⑶矣赂业剡M(jìn)行變革。

　　重新策劃

　　有些員工也許寧愿辭職也不愿被派去尋找廢棄物。但是位于杭州的會(huì)議策劃公司的負(fù)責(zé)人騰卻派她的助手去找廢棄物：在海邊呆上一天。騰的員工們?cè)诤＿吶熵悮ず透∧?，而這些東西可以在公司為客戶(hù)組織的烤肉野餐上作為主要飾物或裝飾品。“這些撿來(lái)的東西都是無(wú)需花錢(qián)的，這就為客戶(hù)節(jié)省了數(shù)百美元的餐桌裝飾費(fèi)用”

　　騰也為了淘到簡(jiǎn)易床（大約15元一個(gè)）而走遍了舊貨商店，她把這些床運(yùn)到空置的會(huì)議場(chǎng)館，搭建一個(gè)休息區(qū)，這樣就節(jié)省了租賃家具的費(fèi)用。錯(cuò)配的盤(pán)子也是她所特別喜歡的，大家都知道她經(jīng)常從跳蚤市場(chǎng)和舊貨商店淘來(lái)餐具，并進(jìn)行精致而錯(cuò)落有致的設(shè)計(jì)，從而節(jié)省了租賃瓷器、玻璃器皿以及刀、叉、勺等餐具的成本。

　　走綠色環(huán)保路線(xiàn)

　　“用一張簡(jiǎn)單的卡片或通知，讓人們了解，為了減少會(huì)議中產(chǎn)生的碳排放量且更好地利用資源，您將不再發(fā)給他們那些裝滿(mǎn)他們不需要的產(chǎn)品的飾品袋或贈(zèng)品袋。” 騰經(jīng)理說(shuō)，“這樣既可以讓企業(yè)獲得好的聲譽(yù)，又可以節(jié)省資金。”

　　同樣，不再使用瓶裝水，改用大水罐或冷藏器，從而減少塑料廢棄物并削減成本。騰經(jīng)理說(shuō)，為了降低交通成本，您還可以事前確定好出發(fā)時(shí)間，用班車(chē)來(lái)取代個(gè)性化的接送方式——同樣以綠色環(huán)保的名義。

　　場(chǎng)地省錢(qián)法

　　騰經(jīng)理建議，根據(jù)所開(kāi)會(huì)議類(lèi)型的不同，您也許想將“省錢(qián)”作為主題的一部分?？梢詫顟B(tài)良好的空倉(cāng)庫(kù)和辦公樓用來(lái)舉辦精彩的產(chǎn)業(yè)會(huì)議和活動(dòng)。她建議，與其花錢(qián)鋪地毯、貼壁紙，不如用幻燈機(jī)將有趣的或有特定主題的影像投射到墻壁或地板上，這樣能因?yàn)闀?huì)場(chǎng)的大小不同而省去數(shù)百美元或更多。如果條件允許，也可以在地板上繪畫(huà)或者貼上可揭去的花紙。這樣做可以將腳下的空間裝飾得既有趣又省錢(qián)。

　也有對(duì)社會(huì)開(kāi)放的、真正便宜或提供免費(fèi)項(xiàng)目的地方，比如公園等。根據(jù)所舉辦的會(huì)議類(lèi)型的不同，省錢(qián)的方法確實(shí)很多。”

　　在傳統(tǒng)會(huì)議場(chǎng)所的現(xiàn)場(chǎng)尋找省錢(qián)的機(jī)會(huì)

　　到您即將開(kāi)會(huì)的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，看看您前面的這個(gè)活動(dòng)能否為您的會(huì)議留下地毯和壁紙。雖然使用這些舊東西仍會(huì)有一些開(kāi)支，但如果您要自己訂貨，這個(gè)花費(fèi)就是“小巫見(jiàn)大巫”了，“特別是您所選擇的這家會(huì)議場(chǎng)所需要工會(huì)工人來(lái)干活代價(jià)就更大了”，甘經(jīng)理。他還建議，如果是在一個(gè)工會(huì)工人工作的會(huì)議場(chǎng)所舉辦會(huì)議，就設(shè)法調(diào)整一下視聽(tīng)設(shè)備、裝飾物等的送貨時(shí)間，尤其是這家會(huì)議場(chǎng)所有“最低兩個(gè)人”和“最少四小時(shí)”的工作要求時(shí)。這種策略可以使他最大限度地利用人工成本，從而在一個(gè)費(fèi)用為50萬(wàn)元的會(huì)議中，為客戶(hù)節(jié)省5萬(wàn)元。

　　自力更生

　　一般來(lái)說(shuō)，您在公司內(nèi)部解決的事情越多，您節(jié)省的經(jīng)費(fèi)就越多。甘經(jīng)理建議會(huì)議公司自己不要打印太多的證章、桌卡及類(lèi)似的東西。就很多工作來(lái)說(shuō)，它們會(huì)占用太多雇員的有價(jià)值的時(shí)間。使用本地區(qū)的打印商，就比互聯(lián)網(wǎng)上的打印公司更快更便宜，而且還省去了運(yùn)費(fèi)。通過(guò)“自力更生”而節(jié)省經(jīng)費(fèi)的另一重要方面是用自己的音響系統(tǒng)。甘經(jīng)理說(shuō)：“很多會(huì)議場(chǎng)所要為額外增加音響設(shè)備而收費(fèi)，如果你有視頻文件、音樂(lè)或者任何其他文件需要增加播放的效果的話(huà)，額外增加音響設(shè)備也就變得十分有必要。通常情況下，一套小的音響系統(tǒng)或者音箱就足以滿(mǎn)足需要，比會(huì)議場(chǎng)所增添的音響系統(tǒng)以及支付操作員的費(fèi)用要便宜。”

　　那將意味著，即使你不得不租用室內(nèi)麥克風(fēng)，也可以節(jié)省數(shù)百或數(shù)千元。

　　食品

　　在食品方面省錢(qián)是很費(fèi)腦筋的。薯?xiàng)l和沙司大概不太可能省多少錢(qián)。為了讓較少的食品看上去更多，騰經(jīng)理喜歡用日式盒飯。這種方式可以用少量的魚(yú)和米飯做出看起來(lái)豐盛的盒飯。

　　“日式盒飯小巧而精美，而且當(dāng)你將食物放進(jìn)去的時(shí)候，效果令人吃驚，使人覺(jué)得飯盒中的食物的量看起來(lái)比在盤(pán)子里要多。”

　　甘經(jīng)理表示，如果您必須購(gòu)買(mǎi)貴重的食品，則應(yīng)學(xué)著控制食物的量，而且要設(shè)法讓供應(yīng)商把食品送到可以批量采購(gòu)的地方。他還建議與負(fù)責(zé)食品和飲料的員工、視聽(tīng)設(shè)備提供商以及其他商戶(hù)進(jìn)行溝通，看看有沒(méi)有同時(shí)召開(kāi)的會(huì)議能夠“沾光”。采用相同的菜單，或使用同一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所、供應(yīng)商、服務(wù)商等，也許能讓您趁機(jī)節(jié)省大筆的經(jīng)費(fèi)。

　　回到學(xué)校

　　學(xué)生是會(huì)議省錢(qián)最大的秘訣之一。他最近聘請(qǐng)了當(dāng)?shù)匾凰鶎W(xué)院的合唱團(tuán)為一家企業(yè)的假日party表演。她說(shuō)：“很多大學(xué)音樂(lè)系的表演都很棒很專(zhuān)業(yè)” 。

　　盡管她本打算拿出1500到2500元的經(jīng)費(fèi)用于聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的合唱團(tuán)，但學(xué)生們只需要500美元和一頓美餐就可以了。她還聘請(qǐng)了當(dāng)?shù)貙W(xué)院傳播學(xué)系的學(xué)生來(lái)操作視聽(tīng)設(shè)備。唯一需要提醒的是，務(wù)必確定這些學(xué)生是負(fù)責(zé)而可靠的，會(huì)在約定的時(shí)間到場(chǎng)她說(shuō)，盡管如此，她還從沒(méi)遇到此類(lèi)（學(xué)生違約的）麻煩。

　　他也建議將注意力轉(zhuǎn)向當(dāng)?shù)氐呐腼儗W(xué)校，從而以極少的資金來(lái)?yè)Q取美食。雖然這些學(xué)生可能是貿(mào)易學(xué)校的，也可能是當(dāng)?shù)貙W(xué)院或大學(xué)的某個(gè)系的，但他們都有一個(gè)共同點(diǎn)：這些學(xué)生需要為大型團(tuán)體服務(wù)的經(jīng)歷。而且，在烹飪學(xué)校預(yù)訂一頓飯比正宗的飯店要便宜得多。在一場(chǎng)慈善基金募集會(huì)上，他通過(guò)讓學(xué)生們?yōu)槊孔揽腿酥谱饕粋€(gè)奢侈的甜點(diǎn)（有足夠10個(gè)人吃的糖果）來(lái)讓烹飪學(xué)校獲得收益，并以此作為其捐款。然后，每桌的客人就會(huì)對(duì)這個(gè)甜點(diǎn)出價(jià)。這樣一來(lái)，這些糕點(diǎn)賣(mài)的錢(qián)就可以頂上一部分會(huì)議的經(jīng)費(fèi)了。

　　 “后院”中的省錢(qián)竅門(mén)

　　您也許還可以要求當(dāng)?shù)氐呐c會(huì)者回家住宿，而不是住在酒店，并為由此帶來(lái)的不便提供少量的津貼。（盡管大多數(shù)人也許更愿意睡在自家的床上

參考資料：杭州伍方會(huì)議服務(wù)