無論舉辦什么類型的會議，都離不開會議現(xiàn)場服務(wù)?？梢哉f，會議現(xiàn)場服務(wù)是整個會議的基礎(chǔ)工作，如果這部分工作做得不夠到位，就會讓人產(chǎn)生出會議舉辦方對活動不夠重視的認(rèn)知，從而影響到企業(yè)形象的建立。所以會議現(xiàn)場服務(wù)對于一場會議來說極為重要，應(yīng)該引起會議舉辦方的高度重視。而會務(wù)服務(wù)是一門學(xué)問，現(xiàn)在市面上也有很多關(guān)于會務(wù)服務(wù)的課程。加強(qiáng)會議服務(wù)能有效樹立企業(yè)形象，那么會務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及流程有哪些呢？快來和杭州會務(wù)公司小編一起來看看吧。

會務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及流程

 

 

一、會務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1、會議桌、椅擺放要整齊，在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方，杯把朝右側(cè)，擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個，擺放時與杯子成一條直線。

2、會議開始前半小時，備好充足開水、調(diào)試音響，開啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度（靈活控制）。

3、檢查臺形是否符合要求，臺面要整潔，各種用具干凈、齊全，擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。

4、根據(jù)客人要求，將指示牌放在特定位置。

5、服務(wù)員于開會前30分鐘，精神飽滿地在門口等候。VIP會議于會前1小時到崗，精神飽滿地在門口迎候。

6、水牌引導(dǎo)，迎送服務(wù)（電梯間、會議室門口由會服人員引導(dǎo)）。

7、當(dāng)客人來到會議室時，會服人員應(yīng)禮貌熱情地向客人問好：“您好，請進(jìn)！”，并以手勢示意，請客人進(jìn)入會議室入座。

8、先到達(dá)的客人入座以后，服務(wù)員從客人右側(cè)提供茶水服務(wù)，會議期間提供茶水服務(wù)從主席臺或領(lǐng)導(dǎo)開始。

9、會議室更換煙灰杠的頻次為：每半小時左右為客人更換一次。

10、會議添加茶水頻次分別為：會議開始階段每15分鐘添加一次茶水，會議中期階段每20分鐘添加一次茶水，會議尾期階段每20分中添加一次茶水。

11、添加茶水、更換煙灰杠時應(yīng)注意：盡量不打擾客人開會，物品須輕拿輕放；詢問客人時，音量要控制在最小，以免打斷會議的正常進(jìn)行；特殊情況可按客人要求服務(wù)。

12、會議結(jié)束時，服務(wù)員應(yīng)站在門口，微笑著向客人道別：“您慢走（各位慢走），再見！”，并請會務(wù)組人員簽單。

13、將會議用具、設(shè)備整理好，關(guān)閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會議室門，物品復(fù)位。

 

二、會務(wù)服務(wù)流程

 

（一）會前服務(wù)準(zhǔn)備

1、接到會議通知后，根據(jù)會議名稱、性質(zhì)、時間、與會人數(shù)、級別及布置要求確定臺形；

2、根據(jù)會議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會議桌簽等物品；

3、如有需要，協(xié)助與會負(fù)責(zé)人復(fù)印或發(fā)放會議資料；

4、通知工程部相關(guān)專業(yè)人員對會議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機(jī)、電視、錄像、照明等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試；

5、會議開始前半小時檢查各項準(zhǔn)備工作是否到位，物品擺放合乎標(biāo)準(zhǔn)，各種物品擺放整齊；

6、會議開始前30分鐘，會服人員要在會議室門口迎接等候與會人員。

 

（二）會議期間服務(wù)

1、與會人員入席后根據(jù)其個人需要提供茶水服務(wù)。

2、會議期間要定時倒水，根據(jù)需要為與會人員提供小毛巾、果盤，食物、飲料（咖啡、礦泉水和其它飲料等）等其它服務(wù)。

3、會議休息期間，要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種物品。

4、會議期間，設(shè)備出現(xiàn)問題要請工程專業(yè)人員及時處理。

5、會議期間，會服人員站在會議室門外等候直至?xí)h結(jié)束。

 

（三）會后服務(wù)

1、會議結(jié)束時，會服人員應(yīng)站在會議室門口微笑向與會人員道別。

2、客人全部退場后，請保潔人員協(xié)助整理會議物品（茶杯、毛巾、果盤、鮮花等），音響設(shè)備、空調(diào)，桌椅的清潔、復(fù)位，剩余食物、水果的處理，地地毯的吸塵、清洗，物業(yè)品設(shè)備的檢查（照明、水壺、茶杯等有無破損）。

3、仔細(xì)檢查會場，是否有客戶遺忘的物品等。

4、檢查設(shè)施設(shè)備是否有損壞，并認(rèn)真做好記錄。

5、清洗、消毒會議用品（茶杯、茶碟等）。

6、如是新聞發(fā)布會，會議結(jié)束后，會服人員要協(xié)助客戶清理會場，保證會議室設(shè)備設(shè)施的完好。

7、請會議負(fù)責(zé)人員簽字確認(rèn)。

 

（四）重大會議接待

1、接到業(yè)主重大活動的通知后，了解客戶活動規(guī)模、時間及具體活動要求。

2、及時通知各部門做好協(xié)調(diào)配合工作。

工程部：各種設(shè)備的調(diào)試，水、電、照明等檢查，空調(diào)溫度，專梯服務(wù)（開專梯人員需佩戴白手套，注意儀容儀表、禮貌用語等）。

安保部：車位的安排（了解VIP車牌號、）車輛疏導(dǎo)，活動重點區(qū)域的安防檢查，現(xiàn)場治安維護(hù)，做好安全保衛(wèi)工作。

保潔部：重點部位的清潔綠化（活動會場、衛(wèi)生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動的區(qū)域）。

客服部：做好重要客戶接待引導(dǎo)工作，在明顯位置放置引導(dǎo)牌，相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)工作。

3、制訂配合方案，批準(zhǔn)后實施。

4、配合業(yè)主對活動現(xiàn)場進(jìn)行協(xié)調(diào)，留存相關(guān)資料（如照相、攝像等）。

5、活動完成后進(jìn)行總結(jié)，并對實施效果進(jìn)行驗證。

6、相關(guān)資料整理歸檔。