會務服務是什么？對于會議我們應該不陌生，就算平時沒參加過，或多或少也聽說過，或則在我們所在的城市就會舉行大型會議活動。會務服務一般是指“為各類大、中型會議，展覽或團隊活動提供全程策劃執(zhí)行的一個綜合性服務項目。會務服務包括：會務旅游、會務設備租賃、會場搭建布置、演出服務、會務禮品、出國考察、拓展活動、公共關系、會務策劃、禮儀服務”等眾多服務項目。在了解了會務服務的一些具體服務類型之后，對于會務的具體流程是什么樣子的，涉及到哪些環(huán)節(jié)，以及一些具體的流程，想必大家還是沒有一個清晰的概念。下面杭州會務公司小編就給大家介紹一下會務的流程有哪些，主要會涉及到的會務環(huán)節(jié)及相應流程，大家一起來看看吧！

 

會務流程

 

一、主要環(huán)節(jié)

總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、策劃

提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮h回執(zhí)，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

2、咨詢

在此階段，主辦方需求的了解，將與主辦方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型場地、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察

在雙方進一步取得互信后，會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設備細節(jié)等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定

這個確定的時間需要耐心與細致，得一一推敲設想出流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。

5、執(zhí)行

嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結束為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執(zhí)行。

6、結算

雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

 

二、會議的相應流程

 

會前服務

1、與會議主辦方洽談。

2、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

 

會中服務

1、會議接待：專人負責接機，車站的禮儀、火車站接站等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、紅毯等。

 

▲會議接待簽到處

2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

 

▲會場燈光調試

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（少數民族）的確認。

6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

 

▲會議代表合影留念

 

會后服務

1、活動結束后的撤場流程

2、會后的嘉賓旅行及吉他行程

3、活動結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳

4、客戶資料收集回訪：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

5、會后總結

6、復盤