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活動策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險清單

發(fā)布時間:2017-05-24   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://rvgy.cn

  按風(fēng)險源來分類,分為客戶風(fēng)險隱患、自身風(fēng)險隱患和第三方風(fēng)險隱患。

  客戶風(fēng)險隱患主要集中在客戶對活動參與的配合程度和對活動本身的認(rèn)可度上,這一點其實少有發(fā)生,不過作為風(fēng)險源的其中之一,它有一個最重要的隱患因素,那就是不可控性極高。

  自身風(fēng)險隱患和第三方風(fēng)險隱患都出現(xiàn)在人員和物料上,其中人員占的比例還不算太大,而且可以通過總控人員、結(jié)對人員和機(jī)動人員現(xiàn)場協(xié)調(diào)的方式把這個隱患最小化,而最頻發(fā)的風(fēng)險,也就是物料了。

  如果再按活動現(xiàn)場的物料進(jìn)行分解,分為設(shè)備類,現(xiàn)場物料類和節(jié)目類,其中現(xiàn)場物料類太多屬于“輕度風(fēng)險”,而設(shè)備屬于絕對“中度”以上風(fēng)險。

  由此,我們擬定了以下一張風(fēng)險清單表。

  

杭州伍方會議活動策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險清單

 

  4.3為重要風(fēng)險上一份保單

  并不是所有的風(fēng)險都會引發(fā)事故。

  但一旦風(fēng)險發(fā)生,而又無應(yīng)急預(yù)案,那么活動一定會失敗。

  分析完活動風(fēng)險的類型,接下來,我們要針對每一個風(fēng)險來給出一個相應(yīng)風(fēng)險接觸方案。

  

杭州伍方會議活動策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險清單

 

  在風(fēng)險類別表中,我們明確了所有風(fēng)險的通用對策為三項:①完善活動執(zhí)行方案。②加強(qiáng)活動過程監(jiān)控。③配置機(jī)動人員與機(jī)動預(yù)算。這個很好理解,就像凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢一樣。有大部分的輕度風(fēng)險可以在活動執(zhí)行案策劃期間考慮在內(nèi),通過過程監(jiān)控確保失誤率的降低,通過機(jī)動人員和預(yù)算的配置,補(bǔ)充策劃和執(zhí)行中被忽略的小環(huán)節(jié)以及應(yīng)付臨時意外。

  就拿之前我們擬寫的活動風(fēng)險清單舉例,

  Q1:話筒出問題怎么辦?

  A1:①保證電池滿格。②活動開始前檢查。③備用準(zhǔn)備。

  Q2:演員出現(xiàn)不了怎么辦?

  A2:①主持人拖時間。②備用節(jié)目頂上。③通知財務(wù)不給演員結(jié)賬。

  Q3:模特在臺上摔倒了怎么辦?

  A3:①工作人員迅速扶起來。②拍張照片,發(fā)微博,我們可能會火。

  雖然以上的解除方案中有一些玩笑的意思,但可以看出,大部分風(fēng)險都可以被解除,只要你準(zhǔn)備充分,管控有力,調(diào)度靈活。

  ?永遠(yuǎn)準(zhǔn)備B方案

  做人做事必須要有“備用方案”

  制定備用方案,不是因為我們對既定計劃和方案沒有信心,而是環(huán)境的變化總是那么突然而且不盡人意。尤其是在活動中,永遠(yuǎn)彩排不了意外。

  所以,永遠(yuǎn)準(zhǔn)備B方案,當(dāng)你的A計劃失靈的時候。

  制定B計劃的原則是,當(dāng)原定計劃或計劃的某些關(guān)鍵點不能實現(xiàn)以致影響整個活動實現(xiàn)時才能使用。

  

杭州伍方會議活動策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險清單

 

  我們可以做這樣的思考邏輯:

  如果在A計劃實施過程中出現(xiàn)了(情況),就使用B計劃。

  比如:

  如果活動中發(fā)現(xiàn)物資不足或無法準(zhǔn)時到位,就(聯(lián)絡(luò)好備用物資供應(yīng)點,供應(yīng)商事先備貨,立即聯(lián)絡(luò)并最快時效內(nèi)送達(dá))。

  如果活動中突發(fā)人身傷害,則由現(xiàn)場工作人員送往醫(yī)務(wù)保健區(qū),情況嚴(yán)重則使用機(jī)動車輛隨后送往就近醫(yī)院。工作人員離開期間,活動繼續(xù)進(jìn)行,但隨時保持與隨行就醫(yī)人員的聯(lián)絡(luò)。

  如果活動當(dāng)天出現(xiàn)暴雨或高溫等惡劣天氣,就減少或取消戶外活動項目,并預(yù)備足夠的遮陽傘或雨具。

  如果活動獎品不足,則需要提高互動游戲難度,減少互動環(huán)節(jié)時間。

  要記住B方案是為解決風(fēng)險意外而指定的,A方案才是主方案。等風(fēng)險接觸之后,還是需要回到主方案里將活動做完,除非一種情況,A中出現(xiàn)重度風(fēng)險,且這個風(fēng)險直接影響了A的后續(xù)工作,而進(jìn)行的替代B方案,甚至是取消方案。

  

杭州伍方會議活動策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險清單

 

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