（一）會議分工
會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設專職服務員，并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。
1、秘書組
其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助會務組做好相應工作。
2、會務組
其主要任務是負責會議會務工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責報道登記，發(fā)放入場證件、紀念品和會議相關材料等；（3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務結算。
3、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務組做好相應工作。
4、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應急醫(yī)療工作。
在整體運作過程中秘書組、會務組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。
（二）會議通知
1、通知應簡明準確，主要包括會議內容、參會人員范圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯(lián)系人及電話等。
2、通知發(fā)出后，應即落實有關負責人是否收到，并統(tǒng)計好參會人數。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性別、職務等項。
3、大型會議應當印制會議指南。內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發(fā)放）
4、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。
（三）會議材料準備
1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應注意材料的數量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應經相關領導閱知，會前送交講話者本人。
2、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關，應注意是否齊全。如有可能，會務人員應與相關處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應盡量滿足其要求。
（四）會場布置
會場布置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調設備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設備及值班電工等應急安排）
1、會場布置形式
會場布置形式可根據會議的內容、發(fā)言人及參會人員數量而定。會議內容主要為傳達文件，而發(fā)言人數量較少、參會人數又較多時，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。
2、座次排列
座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規(guī)律應是：
400-0571-361
