二十一世紀，會議服務(wù)行業(yè)蓬勃發(fā)展，但是伍方會議服務(wù)調(diào)查后發(fā)現(xiàn)在行業(yè)中也會存在著一些問題，如市場化程度低，不正當競爭猖獗，缺乏品牌會展，誠信不夠等等。針對這些問題，政府也出臺了相應(yīng)的措施，提出會展業(yè)發(fā)展的建議，以及行業(yè)建立協(xié)會等來規(guī)范中國會展業(yè)的發(fā)展，取得了不錯的成績。

隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展，會展業(yè)在國家的發(fā)展地位越來越重要，國外會展企業(yè)不斷的進入中國，2010年，中國的會展業(yè)必定會取得巨大成就。

在接待重要會議或大型會議前需醞釀撰寫會議接待方案，怎樣撰寫會議接待方案呢？下面是有關(guān)會議接待方案的基本知識：

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務(wù)的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當根據(jù)會議目標和會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4．接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。

5．接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設(shè)置報到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務(wù)聯(lián)系等工作。

7．接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。

（二）會議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1．標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

2．主送機關(guān)。接待方案直接上報上級時，應(yīng)當寫明上級機關(guān)的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關(guān)。

3．正文。逐項載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責任和經(jīng)費；直接上報請求批準的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。

5．成文時間。伍方會議服務(wù)會寫明提交的具體日期。