伍方會議服務(wù)在一個會議召開的同時大概的做以下幾個服務(wù)。

一、會議的單項(xiàng)服務(wù)

1、會議策劃

提供各類會議會展設(shè)計(jì)與策劃。

2、酒店預(yù)定服務(wù)

以優(yōu)惠的價格為會議提供各等級酒店預(yù)定服務(wù)。

3、餐飲服務(wù)

提供餐飲、酒會、宴會、地方特色風(fēng)味小吃等服務(wù)。

4、接送站服務(wù)

為會議代表提供機(jī)場、車站接送站服務(wù)。

5、票務(wù)服務(wù)

為會議代表代訂全國各地返程機(jī)車票。

6、會議秘書服務(wù)

協(xié)助主辦方選擇會場，負(fù)責(zé)會議簽到工作，提供禮儀、公關(guān)、文秘服務(wù)。

二、會議的具體服務(wù)

1、會前

（1）負(fù)責(zé)與會人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀(jì)念品等。

（2）每次會議開始前，在進(jìn)門處檢查與會人員證件。

（3）迎接嘉賓，引導(dǎo)代表等至指定席位。

（4）檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求。

（5）會議廳室內(nèi)的電話機(jī)通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應(yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會議廳室外的分機(jī)接話，以免干擾會場。

（6）會議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

2、會中

（1）會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關(guān)上。

（2）記錄會議的進(jìn)行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容。

（3）對要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記，及時將名單按報(bào)名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

（4）在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準(zhǔn)確性，如代表系臨時發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復(fù)制后隨即退還。

（5）隨時準(zhǔn)備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時參閱

三、會議的服務(wù)流程

1、策劃

伍方會議服務(wù)作為專業(yè)的會議代理公司，我們提供會議企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。

2、咨詢

在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察

如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們，那么我們可以進(jìn)入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

4、確定

這個時間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

5、執(zhí)行

嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算

伍方會議服務(wù)工作人員會同客戶額財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

資料整理：小燴