在現(xiàn)代管理中，為了能更好的做好會議及提高效率，建立會議制度利用會議的方式來溝通信息，安排以及協(xié)調(diào)工作，進行咨詢、論證、決策是經(jīng)常的，是非常有必要的。實行統(tǒng)一的會議管理制度，是統(tǒng)一認識、整齊步伐、提高工作效率，推動工作的有效方法，也是民揚民主、集思廣益、實行集體領(lǐng)導(dǎo)的必要形式。伍方會議服務(wù)認為建立會議制度，是一項很重要的工作。能夠使每次會議都能達到預(yù)期效果，應(yīng)注意以下五點：

 （1）每次會議都應(yīng)有充分準備；

  會前由部門負責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)將議題送到有關(guān)辦事機構(gòu)，由辦事機構(gòu)整理好議題，向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)匯報，并將議題提前通知與會人員。準備不充分，沒有提出解決方案的議題不上會；主管部門沒有統(tǒng)一意見而“矛盾上交”的議題也不上會。

（2）每次會議都要有明確的目的，都要解決一定的問題；

  每次會議的議題不宜太多，可開可不開的會議堅決不開，可參加可不參加的人員不參加會議。屬于部門職責(zé)范圍或主管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)解決的問題不上會，已有成文規(guī)定或先例的事，非特殊情況不上會。

 （3）會議主持人必須緊緊抓住議題，不能離題；

  既要啟發(fā)誘導(dǎo)與會者充分發(fā)表意見，又要注意控制離題和重復(fù)的發(fā)言。發(fā)言者應(yīng)辦求語言準確、簡練，到會領(lǐng)導(dǎo)要避免人必講話的慣例。

 （4）會議決議，要責(zé)成有關(guān)人員認真貫徹執(zhí)行；

  會議形成的決議，主持人要責(zé)成有關(guān)人員認真貫徹執(zhí)行；有關(guān)辦事機構(gòu)要負責(zé)督促檢查，并收集反饋信息及時間主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。全校性的會議，由校辦統(tǒng)一安排、組織。會議時間不宜過長，會議組織者要負責(zé)整頓會風(fēng)，反對遲到、早退和會上交頭接耳等不良現(xiàn)象。

 （5）指定專人作好會議記錄；

  會議主持人應(yīng)指定專人作好會議記錄，重要的會議應(yīng)該有兩名記錄者同時工作，有關(guān)辦事機構(gòu)要整理好記錄，會后按檔案管理辦法立卷歸檔。伍方會議服務(wù)嚴格按照會議制度執(zhí)行，為會議提供更高效的服務(wù)。

資料整理：旭芳