會議是一個(gè)重要的商務(wù)活動(dòng)，在組織以及策劃一個(gè)會議時(shí)，我們要從以下的接待流程去做，才會更好的做好會議，使會議的效果更佳。

一、會務(wù)工作總體思路

（一）周密計(jì)劃

在伍方會議服務(wù)策劃會議的時(shí)候，會把每項(xiàng)任務(wù)都制訂一項(xiàng)周密的工作計(jì)劃。

（二）任務(wù)分解

將會務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。

（三）責(zé)任到人

每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。

（四）逐項(xiàng)落實(shí)

計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。

二、會前準(zhǔn)備

（一）成立會務(wù)組

1、會務(wù)組組長：全部工作的統(tǒng)籌與總體的組織負(fù)責(zé)。

2、文秘材料小組：負(fù)責(zé)收集、組織、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀(jì)要與總結(jié)起草等。

3、后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的后勤保障事宜。

4、任務(wù)分解后形成《會務(wù)工作分派表》，并且還要有關(guān)責(zé)任人簽字。

（二）明確會議概況

1、全體辦會人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：

（1）級別與規(guī)模

（2）會議主題：圍繞一個(gè)主題去做，更能突出會議的特色。

（3）參會人員：要統(tǒng)計(jì)出與會人員的姓名、聯(lián)系方式、單位、職務(wù)等。

（4）會期與日程安排：會議日期、議程、天數(shù)、活動(dòng)詳細(xì)安排等。

（5）根據(jù)會議概況，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）選定辦賓館

1、責(zé)任人：策劃小組。

2、責(zé)任：在聯(lián)系之前先了解清楚客戶對酒店的相關(guān)要求，再對酒店有一定的基本了解，然后去聯(lián)系，實(shí)地考察、比較。

應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：

（1）價(jià)格（客房、會場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）

（2）設(shè)施（客房、會議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）

（3）服務(wù)（辦會經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等）

（4）交通（便利與否）

（5）有無檔期

（6）當(dāng)期有無接待能力

3、綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，做出策劃方案，再由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：

（1）與酒店確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣

（2）根據(jù)會議預(yù)算領(lǐng)取支票

（四）下發(fā)會議通知、登錄代表名單

1、責(zé)任人：文秘材料小組。

2、責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會議通知、報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點(diǎn)與聯(lián)系電話、會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報(bào)到日期、有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）、會議回執(zhí)、會址交通導(dǎo)引。

3、會議通知以傳真（以后可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達(dá)各參會單位。

會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登錄報(bào)名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：單位、姓名、性別、職務(wù)、民族、到達(dá)時(shí)間、是否要求接站等等。

（五）準(zhǔn)備會議材料、用品

1、責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。

2、材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會材料外，還應(yīng)包括：

（1）會議代表名單（附上房間號）

（2）日程安排，各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等

3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會議用品包括：

（1）與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由酒店代為制作）

（2）會議代表證（可由酒店代為制作）

（3）會場條幅（可由酒店代為制作）

（4）文件袋、筆記本、筆（可由酒店代為準(zhǔn)備）

（5）錄音機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)

（6）便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀（可由酒店代為準(zhǔn)備）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）

（六）餐飲安排

（七）會場安排

1、責(zé)任人的責(zé)任：

與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實(shí)以下工作：

會議室、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室、各次分會的會場布局（大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負(fù)責(zé)人等）

（八）文體活動(dòng)安排

根據(jù)要求，做好文體活動(dòng)的相關(guān)安排和策劃。

（九）房間安排

1、責(zé)任人：后勤保障小組。

2、責(zé)任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

（十）《會議冊》

三、會中服務(wù)

（一）接站

根據(jù)地點(diǎn)和時(shí)間，安排好車輛去相應(yīng)的站接與會人員。

（二）簽到

（1）在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：

①將分裝好會議材料的文件袋運(yùn)至賓館

②統(tǒng)一領(lǐng)取代表餐券并分裝至文件袋

③統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙

④在房門上粘貼印有代表姓名的紙張

⑤花卉、水果等分發(fā)到各房間

⑥準(zhǔn)備好簽到簿、訂票登記單等待用

（2）簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

①在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌）

②在賓館門廳設(shè)置簽到處、專人負(fù)責(zé)簽到

（3）代表簽到過程包括

①在《會議房間安排表》上簽到

②領(lǐng)取會議文件袋

③領(lǐng)取房間鑰匙

④確認(rèn)返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）結(jié)賬

伍方會議服務(wù)會根據(jù)原先制定好的相關(guān)結(jié)賬注意事項(xiàng)，去做好最后這么一步。

資料整理：小燴