摘要：據(jù)杭州伍方會(huì)議服務(wù)的了解，一個(gè)年銷售額達(dá)數(shù)百億元的大型企業(yè)，每年在會(huì)議相關(guān)方面的開支就超過一億元。

會(huì)議作為人們相互交流的工具和手段，是任何單位都不能缺少的。很多會(huì)議都要到外面去開，都要使用各種社會(huì)資源，這其中除了花費(fèi)大量的時(shí)間成本之外，直接的開銷也是很大的。因此如何提高會(huì)議效率，降低會(huì)議開支，成了企事業(yè)單位、社團(tuán)組織等會(huì)議組織機(jī)構(gòu)關(guān)心的一個(gè)重要問題。

    從杭州伍方這么多年的會(huì)議服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)來看，我們國(guó)家的大多數(shù)單位對(duì)會(huì)議成本管理存在著不少誤區(qū)，而這些誤區(qū)又從根本上影響著會(huì)議的管理與決策。因此，弄清楚影響會(huì)議成本的一些關(guān)鍵因素，盡快從這些誤區(qū)中走出來，是提高會(huì)議效率、降低會(huì)議成本的第一步。

    首先，只重視單個(gè)會(huì)議的成本，忽略了會(huì)議整體規(guī)劃與管理。我們國(guó)家企事業(yè)單位內(nèi)部很少設(shè)有類似于西方國(guó)家的“會(huì)議管理”這樣的機(jī)構(gòu)，也談不上對(duì)會(huì)議進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)及社團(tuán)組織會(huì)議管理的實(shí)踐證明，對(duì)會(huì)議進(jìn)行集中管理是提升會(huì)議效率、降低會(huì)議成本的有效途徑。我們不少辦會(huì)單位的領(lǐng)導(dǎo)只簡(jiǎn)單地要求組會(huì)人員想辦法降低會(huì)議成本，很少從戰(zhàn)略角度思考會(huì)議管理問題。

    其次，只重視會(huì)議的直接成本，忽略了會(huì)議效果與成本之間的必然聯(lián)系。會(huì)議，作為實(shí)現(xiàn)某種目的工具和手段，其追求的目標(biāo)是綜合的效果，而不是簡(jiǎn)單的直接開支的降低；

    其三，只重視會(huì)議的中后期運(yùn)作，忽略了會(huì)議的前期策劃和深入的討論分析。由于會(huì)議組織機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議策劃的流程了解不夠或者說重視不夠，沒有對(duì)會(huì)議相關(guān)的社會(huì)資源進(jìn)行有效的挖掘和整合，致使會(huì)議的創(chuàng)新性不足，吸引力不強(qiáng)，雖花費(fèi)了大量的精力和開支，但效果還是打了折扣。比如，在組織會(huì)議時(shí)，我們對(duì)于會(huì)議的基本要素中的地點(diǎn)和場(chǎng)所的選擇、會(huì)議附加活動(dòng)的策劃和運(yùn)用等，就挖掘的不夠深入。博鰲亞洲論壇的高級(jí)總監(jiān)姚望先生在談到會(huì)議策劃時(shí)，就特別強(qiáng)調(diào)了這兩點(diǎn)的重要性。美國(guó)會(huì)議專業(yè)機(jī)構(gòu)的調(diào)查表明，會(huì)議地點(diǎn)與場(chǎng)所的選擇以及附加活動(dòng)的安排，已經(jīng)超過會(huì)議的內(nèi)容，成了人們決定是否參加某個(gè)會(huì)議時(shí)首先考慮的兩個(gè)問題。

    最后，有些單位負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會(huì)議方面的事兒很簡(jiǎn)單，設(shè)專人或成立專門部門沒有必要。這明顯是一個(gè)誤區(qū)。由于沒有專人負(fù)責(zé)會(huì)議策劃與管理，各單位在會(huì)議策劃的嚴(yán)密性與創(chuàng)新性、社會(huì)資源的合理運(yùn)用、會(huì)議成本細(xì)節(jié)的把握、專業(yè)通道的建立等方面，都做得不夠到位，而這些因素又從根本上影響著會(huì)議成本。資料顯示，美國(guó)一些大型企業(yè)在引進(jìn)會(huì)議統(tǒng)一管理機(jī)制后，會(huì)議成本通常能夠降低10-20%。我們國(guó)家的企業(yè)如果也這么做了，一年下來能節(jié)省多少開支并不難想象。

  經(jīng)過以上分析，杭州伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為，制約會(huì)議成本的因素是多方面的，如果與此相關(guān)的一些關(guān)鍵問題得不到解決，在表面上下再大的功夫，會(huì)議成本的困惑恐怕也很難真正消除，同時(shí)這也是證明了會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的必然性。