會展企業(yè)要在高度競爭的信息時代求得生存和發(fā)展，首先應(yīng)加快企業(yè)的信息化進程，建立全面、可靠的會展管理信息系統(tǒng)。會展管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護。以提高經(jīng)濟效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機系統(tǒng)。同其他的管理信息系統(tǒng)一樣，會展管理信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個分支，具有一個信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力。

會展信息管理系統(tǒng)全面涉及和管理會展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，可以有效地實現(xiàn)多部門共同應(yīng)用、多展會同時管理、分類管理參展商及觀眾等方面的數(shù)據(jù)，全面管理客戶關(guān)系，使得大量的重復(fù)工作可以實現(xiàn)自動處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動而流失，并可以直觀地對展會過程進行有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)輔助公司決策。會展管理信息系統(tǒng)的作用主要體現(xiàn)在以下方面。

(1)實現(xiàn)體制創(chuàng)新

會展管理信息系統(tǒng)作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業(yè)建立一種新的管理體制，能實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進，并保證每個員工都自覺發(fā)揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節(jié)約勞動成本。

(2)智能輔助決策

會展管理信息系統(tǒng)有效地實現(xiàn)會展集團多辦事處／子公司共同應(yīng)用，多展會同時管理。作為管理者，可以深入了解客戶、市場和自己的業(yè)務(wù)績效，能夠?qū)崟r了解公司各個子公司，各個部門，多個展會的業(yè)務(wù)運營狀況；隨時了解公司的財務(wù)狀況，有效控制招展進度等，洞悉經(jīng)營，隨需應(yīng)變，從容面對每個重要決策。會展管理信息系統(tǒng)可以幫助管理者將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識、將知識轉(zhuǎn)化為行動并使行動獲得成功。

(3)業(yè)務(wù)流程自動化

會展管理信息系統(tǒng)改變傳統(tǒng)企業(yè)需要應(yīng)用行政等手段來規(guī)定業(yè)務(wù)流程，使用技術(shù)來簡化現(xiàn)有的人工流程，要求一切事務(wù)流程都需要經(jīng)由系統(tǒng)來操作。根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的流程工作，整個過程都可以進行規(guī)范有效地管理，實施過程監(jiān)控，消除了中間冗余的環(huán)節(jié)，減少了浪費，避免了延誤。

(4)整合企業(yè)內(nèi)外資源

會展管理信息系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、客戶、供應(yīng)商及其他商貿(mào)伙伴集成起來，實現(xiàn)會展電子商務(wù)化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業(yè)內(nèi)外資源，完成信息流、業(yè)務(wù)流和資金流的有效轉(zhuǎn)移與優(yōu)化。充分利用因特網(wǎng)(Internet)技術(shù)及信息集成技術(shù)，將服務(wù)供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動化等功能全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營管理模式。

(5)降低信息安全風險

一切經(jīng)營活動都在會展管理信息系統(tǒng)上運行，過程中形成的客戶資源、文檔、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗等信息資源得以集中管理，加上完善的授權(quán)機制，降低信息安全風險。如果沒有一個高度集成的信息管理系統(tǒng)，企業(yè)會因為人員的流動等原因，導(dǎo)致信息資源流失而形成安全隱患。

(6)會展過程的策劃

會展管理信息系統(tǒng)是一個面向管理的信息系統(tǒng)，除了基本的數(shù)據(jù)處理功能以外，更重要的是對會展的幾個過程，如前期的策劃、會前的準備、會中進程和會后等過程中階段性工作，利用策劃模板給出各個階段性信息，并允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進行更新、添加和刪除，成為半自動的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。

(7)電子商務(wù)化

會展管理信息系統(tǒng)有很多功能可以通過因特網(wǎng)實現(xiàn)，如客戶的網(wǎng)絡(luò)注冊、登記。通過網(wǎng)絡(luò)進行預(yù)訂、招商引資、客戶關(guān)系管理等?，F(xiàn)在很多管理信息系統(tǒng)都移植到因特網(wǎng)上，通過Web形式構(gòu)建會展管理信息系統(tǒng)，這種轉(zhuǎn)變實際上就是電子商務(wù)化的標志。

會展企業(yè)在組織會展的過程中，需要與很多企業(yè)建立合作伙伴關(guān)系，為了充分共享資源，可以通過電子商務(wù)的外部網(wǎng)(Extranet)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將這些企業(yè)緊密地聯(lián)系在一起。更好地利用和共享各個企業(yè)的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務(wù)。

在會展期問各個階段出現(xiàn)的大量信息直接關(guān)系到會展工作的順利進行，會展管理信息系統(tǒng)正是在對各個階段大量信息處理的功能需求基礎(chǔ)上而形成的。會展管理信息系統(tǒng)的基本功能包括以下幾個方面。
　　①數(shù)據(jù)處理功能。將各種來源的會展信息進行合理的分類、整理和保存，以供查詢。
　?、陬A(yù)測功能。通過對數(shù)據(jù)的分析和判斷，運用各種預(yù)測方法，對會展企業(yè)的決策和經(jīng)營進行預(yù)測。
　?、塾媱澒δ堋Ｏ到y(tǒng)合理地計劃和安排會展企業(yè)各部門以及整個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，以供及時決策和產(chǎn)生對策。
　?、芸刂乒δ?。可以對每個工作崗位和整體計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，達到企業(yè)預(yù)期的目的。    ‘
　　會展管理信息系統(tǒng)是利用信息化技術(shù)管理會展的各個環(huán)節(jié)，為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的平臺。會展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，實施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現(xiàn)代科學管理思想、方法和先進信息技術(shù)的管理人才。對實施難度應(yīng)有充分的估計，除了要制定規(guī)劃、成立強有力的實施機構(gòu)及制訂并執(zhí)行嚴格的管理制度外，還要加強對有關(guān)人員的培訓教育，建立高素質(zhì)的不同層次應(yīng)用隊伍，才能保證會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成功。

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