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會展服務既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸?shù)认嚓P行業(yè)的配套服務。會展服務質量的高低直接影響到組展商與參展商的合作關系。參展商是展覽會的主體，主辦摯位的收益主要來舀企盟支付的參晨費愚。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的，參展商希望通過支付展位費能夠從主辦方那里獲得更多的服務。
①主辦單位要樹立服務觀念，按照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進行服務運作。國外會展發(fā)達的國家都有一套成熟的會展服務運作模式，而我國展覽業(yè)起步較晚，很多展覽會都具有較濃的行政主導色彩，在客戶面前，主辦單位往往是居高臨下的指揮者，而不是服務者。開幕式一結束，展覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現(xiàn)象絕不會出現(xiàn)，主辦單位始終是以服務客戶的形象出現(xiàn)的，特別是客戶服務中心可以幫助參展商、采購商解決各種具體問題(包括投訴)。只要是參展商、采購商需要的，主辦單位就應該想到做到，只有通過優(yōu)質的服務形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的時代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。提供服務要以人為本，會展服務也要體現(xiàn)重實效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務手冊或參觀指南；展場內還有就餐中心區(qū)、休息場所、便捷通道等。這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至的服務理念，也充分地體現(xiàn)了會展優(yōu)質服務的魅力。
②實現(xiàn)服務流程的規(guī)范化、標準化。國內很多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識到了展覽服務流程規(guī)范化、標準化的重要意義。如在全國率先獲得IS09000國際質量體系認證的深圳高交會展覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包括展覽業(yè)務經(jīng)營、展覽工程、展場租賃、會展物業(yè)管理等較為完善的會展服務體系。在展覽實踐中嚴格按照規(guī)范的流程進行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型展覽會提供了一流、高效的會展服務。此外，上海、大連、廈門等城市的會展中心也都相應地建立了各具特色的服務運作模式。
③精心制作會展服務手冊也是會展服務中的重要一環(huán)。在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少地要為每家參展商提供一本優(yōu)質的會展服務手冊。這本服務手冊制作得既要有吸引力，又要通俗易懂，更要標準規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當作會展界高手，要把他們想像成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務的新變化。最后，你的會展服務手冊應該具有查詢功能，可讀性強。這樣既具完整性又具易查性的會展手冊，可以節(jié)省會展工作人員和參展商的時問，減少摩擦。會展服務手冊主要包括以下幾個方面。展覽內容方面包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期包括進場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關承包商；詳述攤位租金付款方式(如果需要提供材料和服務的程序)；相關規(guī)定；敘說展覽的內容等。訂購單方面包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標志、家具租借、裝潢、運輸、安置和電力、消防、攤位清理等。其他相關服務方面包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設備、攝影、花卉、盆景租借、呼叫裝置、模特現(xiàn)場展示或接待等。
