會議安排: 會議簽到、會場服務(wù)、會議提案改善方案、構(gòu)思/制定完善的會議計劃、管理者如何開好會議、部門經(jīng)理會議規(guī)程、會議管理要領(lǐng)、提高會議成效的要領(lǐng)、會議預(yù)備流程、策劃會議要考慮預(yù)算、會議禁忌事項、會議活動要適應(yīng)不同的口味、選擇一個皆大歡喜的會議場所、會議管理101招、會議提案改善方案、如何成功舉辦商務(wù)洽談會、成功會議的10個步驟、招商會議如何開、會議用餐中的桌次與座位安排、會議訂餐方法及注意事項、如何組織會議、會議管理要領(lǐng)、如何安排會后活動、會議預(yù)備流程、如何選擇會議場所、公開場合你會發(fā)言嗎、展覽會安排規(guī)范、巧妙安排商務(wù)談判場所、如何掌控會議進(jìn)程、會議中遭遇尷尬的化解妙招、安排會議座次的學(xué)問、商務(wù)簽約禮儀不可小覦、如何成功舉辦商務(wù)洽談會、如何制訂會議籌備方案、選擇會議場所的原則、網(wǎng)絡(luò)會議你了解多少、會議開始前一天的準(zhǔn)備工作、秘書在會議期間該做什么、會議租車的注意事項、會議文件的組織與校對商務(wù)會議的分類、商務(wù)慶典的標(biāo)準(zhǔn)程序、怎樣安排宴請活動、怎樣安排會見會談。

會議簽到

參加會議人員在進(jìn)入會場一般要簽到，會議簽到是為了及時、準(zhǔn)確地統(tǒng)計到會人數(shù)，便于安排會議工作。有些會議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席也是會中任務(wù)的重要內(nèi)容之一。會議簽到一般以下幾種方法：

1.簿式簽到

與會人員在會議工作人員預(yù)先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會人員必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議，參加會議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。

2.證卡簽到

會議工作員將印好的簽到證事先發(fā)給每們與會人員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會場時，將簽證瞳交給會議工作人員，表示到會。其優(yōu)點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。

3.會議工作人員代為簽到

會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規(guī)定的記號表示。例如：“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“0”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會議工作人員必須認(rèn)識絕大部分與會人員，所以這種方法只適宜于小型會議和一些常規(guī)性會議。對于一些大型會議，與會人員很多，會議工作人員不能認(rèn)識大部分人，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜采用這種方法。

4.座次表簽到方法

會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印制座次表，與會人員座次安排要求有一定規(guī)律，如從×號到號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便于與會者查找自己的座次號。采用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己的座次號。采用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己座位的排數(shù)和座號，起到引導(dǎo)的效果。

5.電腦簽到

電腦簽到快速、準(zhǔn)確、簡便，參加會議的人員進(jìn)入會場時，只要把特制的卡片放到簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會議人員到會結(jié)果由計算機(jī)準(zhǔn)確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進(jìn)的簽到手段，一些大型會議都是采用電腦簽到。

會場服務(wù)

會場服務(wù)是保證會議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，會場服務(wù)工作內(nèi)容很多，一般包括以下幾點：

1.引導(dǎo)座位

大多數(shù)會議，與會者的座位都是事先安排的，與會者應(yīng)該對號入座，或者將會場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會議的人員事先可能不熟悉會場，因此，會議工作人員要引導(dǎo)座位。這樣，既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參加會議的人數(shù)也很多，更需要引導(dǎo)座位。為減輕會議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，在會場上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導(dǎo)與會者順利地找到自己的座次。

2.分發(fā)會議文件的材料

會議中所需要的文件材料，會議工作人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會者手中。分發(fā)會議文件和材料有兩種形式。會前分發(fā)文件和材料，可以在與會者進(jìn)入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。會中分發(fā)文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

3.內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息

會議進(jìn)行中，不是與外界隔絕的，需要會議工作人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與會者，傳遞信件、電報、接電話等。在內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息中，會議工作人員應(yīng)該注意會議內(nèi)容的保密，任何保密的會議內(nèi)容不可泄露出去。

4.維持會場秩序

如制止與會議無關(guān)的人員進(jìn)入會場，保證會議地點安全。會議進(jìn)行時如發(fā)生混亂，會議工作人員要及時制作和調(diào)停。特別是重要的密級較高的會議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。

5.處理臨時交辦事項

會議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時變動，會議工作人員應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)請示，并對領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。

6.其他服務(wù)工作

及時準(zhǔn)備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場光線，保持會場清潔衛(wèi)生，會場攝影留念等等。時間較長的會議還要準(zhǔn)備好茶水。 

會議提案改善方案

第一條為激勵各單位主管踴躍提供其有利于營運改進(jìn)的意見，借此提高經(jīng)營的效率，并使會議能達(dá)成一致意見，避免會而不議，議而不決，決而不行的弊病，特定本方案。

第二條 提案建議書，其內(nèi)容如下：1.有關(guān)管理改進(jìn)事項。2.提案規(guī)章的修訂。3.有關(guān)制造技術(shù)及品質(zhì)的改良，操作方法或程序及機(jī)械配置的改進(jìn)事項。4.有關(guān)設(shè)備的設(shè)計或修改事項。5.有關(guān)新產(chǎn)品的創(chuàng)意或包裝的改良事項。6.有關(guān)成本的減低事項。7.有關(guān)物料的節(jié)省及廢料的利用事項。8.有關(guān)工廠安全或機(jī)械、工具的保養(yǎng)事項。9.部門間的協(xié)調(diào)事項。10.有關(guān)業(yè)務(wù)的調(diào)整方案。11.其他有利于本公司改革發(fā)展事項。

第三條 提案手續(xù)如下：1.應(yīng)使用的規(guī)定提案建議書用紙(略)。2.提案建議書記載下列事項：(1)提案人。(2)所屬單位。(3)案由。(4)具體內(nèi)容說明(必要時添附改善前后的數(shù)值比較、圖片或說明資料)。(5)研議事項(由總經(jīng)理填寫)。

第四條 為順利處理提案，請照規(guī)定時間送達(dá)總經(jīng)理室以便匯編處理。

第五條 本方案經(jīng)呈準(zhǔn)后通知實施，修改時亦同。

構(gòu)思、制定完善的會議計劃

明確職責(zé)任務(wù)：會議有多種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議預(yù)期目標(biāo)。會議主持人簽署之后，送交其他與會者。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/6859ba1ca76e58fafab003a6.html