在任何管理中，會(huì)議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性、例外性與制度的強(qiáng)制性、約束性構(gòu)成了組織正常運(yùn)作的軌道。然而，在現(xiàn)代企業(yè)中，越來越多的管理者共同抱怨“會(huì)議太多”，他們大部分的工作時(shí)間都花費(fèi)在冗長(zhǎng)的文山會(huì)海之中，時(shí)間的不受控制令他們感到無比沮喪
他們迷惑：為什么總有些與會(huì)者天馬行空的發(fā)言不著邊際；為什么會(huì)議開了幾個(gè)小時(shí)之后依然懸而未決；為什么會(huì)議結(jié)束后仍不清楚下一步該做些什么；為什么會(huì)上各部門相互推卸扯皮條；為什么會(huì)議總是沒完沒了。
彼得•德魯克曾說：“掌握自己的時(shí)間是成為卓有成效管理者的首要基礎(chǔ)”，如何使管理層從無效的會(huì)議中擺脫出來，如何提高會(huì)議效率，都是組織管理中至關(guān)重要的。
1建立開放、協(xié)作的企業(yè)文化
企業(yè)文化是企業(yè)內(nèi)在的特質(zhì)，是共同的價(jià)值取向,它深刻影響著企業(yè)的行為，包括開會(huì)。之所以在企業(yè)里部門之間的協(xié)調(diào)會(huì)議很多，究其原因在于溝通成本過高，也說明了企業(yè)文化存在問題。好的企業(yè)文化一定是開放的、協(xié)作的，這也是降低管理成本的需要。企業(yè)文化不夠開放、缺少協(xié)作精神必然會(huì)造成部門之間不相往來，即使往來也各自為政，關(guān)注自身利益，而這些并不是幾次協(xié)調(diào)會(huì)就能解決的。從根本上說，建立開放、協(xié)作的企業(yè)文化一是讓企業(yè)系統(tǒng)中每一個(gè)管理者秉承開放的思想觀念，無部門間的隔閡，只有以企業(yè)共同目標(biāo)為整體的意識(shí)，隨時(shí)地溝通，互通有無；二是讓企業(yè)組織架構(gòu)更扁平更開放，減少溝通鏈條的長(zhǎng)度，盡可能地降低因機(jī)構(gòu)設(shè)置臃腫而不可避免產(chǎn)生的官僚主義；三是建立開放的辦公環(huán)境，例如：因特殊項(xiàng)目而設(shè)立的跨部門的矩陣型項(xiàng)目小組、無間隔的大辦公場(chǎng)所，這些都能提高企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)工作的靈活性、有效性、便利性，降低溝通成本，減少無效會(huì)議的次數(shù)。
2樹立控制會(huì)議成本的觀念
會(huì)議往往被想當(dāng)然地視作嚴(yán)肅的事情，因此也很少有人會(huì)去計(jì)算成本。在管理學(xué)中，會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。平均工資之所以乘3，是因?yàn)殚_會(huì)人員多是組織的中、高層管理者，他們收入高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失以2倍計(jì)算。以人均5萬年薪的企業(yè)為例，10人參加3個(gè)小時(shí)的會(huì)議成本約為4100多元，這還不考慮租用會(huì)議設(shè)施的費(fèi)用，而這種會(huì)議在大型國有企業(yè)每天的會(huì)議中微不足道。因此，只有真正明白了會(huì)議首先是在消耗企業(yè)贏利時(shí)，我們才會(huì)認(rèn)真地對(duì)待每一個(gè)會(huì)議，盡量減少不必要的會(huì)議。也許財(cái)務(wù)部門可以建立一個(gè)計(jì)算會(huì)議成本的模型，對(duì)每月發(fā)生的會(huì)議成本進(jìn)行有效監(jiān)控，這樣更能強(qiáng)化控制會(huì)議成本在人們心目中的印記。
3會(huì)議的有效控制
會(huì)議是組織運(yùn)作的管理手段，同樣包含著計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的基本過程，對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的控制是提高會(huì)議效率的關(guān)鍵。
3.1提高會(huì)議主持人的掌控能力
會(huì)議主持人是會(huì)議的引導(dǎo)者、控制者甚至是決策者，他首先要明確會(huì)議的目標(biāo)，并且讓每一位與會(huì)者清楚地記著會(huì)議的目標(biāo)。許多會(huì)議失敗就是因?yàn)闆]有明確的會(huì)議目標(biāo)，或者在討論中跑到了別的主題。因此，在討論過程中，主持人要控制與會(huì)者時(shí)刻圍繞目標(biāo)而進(jìn)行討論，隨時(shí)將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上。其次，主持人應(yīng)該掌控會(huì)議進(jìn)度，嚴(yán)格會(huì)議遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)半小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)半小時(shí)之內(nèi)，否則會(huì)讓與會(huì)者產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對(duì)會(huì)議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。另外，會(huì)議主持人往往是與會(huì)者中級(jí)別最高管理者，對(duì)與會(huì)者造成一定的心理壓力，因此創(chuàng)造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通。會(huì)議主持人需掌握控制會(huì)議的技巧，如：會(huì)議陷入爭(zhēng)執(zhí)，在某個(gè)問題上各方無法達(dá)成共識(shí)時(shí)，可考慮如果時(shí)間充足，首先在解決問題的目的上達(dá)成一致，然后以目的為導(dǎo)向主持分析問題各種解決方案的優(yōu)缺點(diǎn)，以期望雙方達(dá)成共識(shí)；如果時(shí)間緊張，暫時(shí)停止討論這個(gè)問題，先討論以后的問題。
3.2注重會(huì)前的信息共享，以使會(huì)議效率最大化
在低效的會(huì)議上往往需要花大量時(shí)間來介紹問題各方面的背景和情況，尤其是當(dāng)討論的問題比較專業(yè)的時(shí)候。因此，在會(huì)議召開之前，組織者應(yīng)提前發(fā)出會(huì)議議程及相關(guān)背景資料，讓與會(huì)者者了解問題所在，準(zhǔn)備自己的意見和方案。
3.3注重會(huì)議決策的落實(shí)
會(huì)議中，似乎大家都達(dá)成了共識(shí)，但是在會(huì)后好像又很難說達(dá)成了什么決議，每個(gè)人都不清楚自己要做什么或者需要給別人什么協(xié)助都不清楚。因此，要做好會(huì)議記錄，在會(huì)議結(jié)束時(shí)做好會(huì)議總結(jié)，并且會(huì)議結(jié)束后以郵件或者書面形式將會(huì)議紀(jì)要和決議發(fā)送到各個(gè)與會(huì)者，明確每人的職責(zé)以及時(shí)限，會(huì)后需要定期跟蹤關(guān)于會(huì)議決議的落實(shí)情況。
3.4控制好與會(huì)人員的范圍
從會(huì)議成本計(jì)算的公式中可看出與會(huì)人員越多，成本越高，因此，與會(huì)議主題關(guān)聯(lián)度不高的人員盡量避免出席會(huì)議，關(guān)聯(lián)度高的部門盡量委派一人參加。
會(huì)議作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式，會(huì)議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的效率以及整個(gè)企業(yè)文化的健康發(fā)展，作為會(huì)議繁多的大型國有企業(yè)，更應(yīng)將提高會(huì)議效率，避免無效會(huì)議作為企業(yè)管理者思考和踐行的目標(biāo)。
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