盡量把新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備工作做充分。比如制訂出一個新聞發(fā)布會的執(zhí)行方案，把每一步流程規(guī)定好，從目標(biāo)媒體邀請、嘉賓邀請、發(fā)布會場外景、接待處、會場布置、發(fā)言安排及順序、專訪安排等等都事先考慮周全，每項工作的內(nèi)容明細、現(xiàn)場到位時間和相應(yīng)責(zé)任人都逐個明確無誤。包括現(xiàn)場布置道具、背景音樂曲目、嘉賓演講辭、主持人串詞、記者提問參考及回答都安排好。邀請媒體時，會前一天最好再次確認記者準(zhǔn)時到場，如果臨時有事來不了，可請他推薦同事前來。在邀請函和電話里告知對方發(fā)布會詳細地點和交通方式。發(fā)布會當(dāng)天上午就在現(xiàn)場把布景和道具都準(zhǔn)備好，準(zhǔn)備到位。同時一定要在新聞發(fā)布會開始之前兩個小時(或者更早)確認所有項目已到位，并按照流程進行彩排，把類似于遞話筒、接電腦這些細節(jié)的準(zhǔn)備工作做充分。伍方會議服務(wù)覺得細節(jié)決定成敗，事先彩排會讓你及時發(fā)現(xiàn)一些細微的考慮不周之處或者可執(zhí)行問題，最好有思想準(zhǔn)備做個預(yù)案，尤其是一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)比如多一兩只預(yù)備話筒、加一臺拷貝了演講資料的備用筆記本電腦等等，盡量做到有備無患。

發(fā)布主題

  新聞發(fā)布會的主題內(nèi)容很重要。新聞發(fā)布會往往是因為公司有重大消息需要向外界發(fā)布時采取的比較主動而快捷的途徑。開新聞發(fā)布會之前，需要精心提煉主題，有沒有新聞點對能不能引起足夠多媒體的注意和最終見報很重要，當(dāng)然別在新聞發(fā)布會之前把什么信息都事先告訴記者，給到足夠引起他們重視并前來參加的信息即可，比如在邀請函中可把會議內(nèi)容作個簡單的導(dǎo)語介紹。而你的發(fā)布會主題是否有價值對品牌知名度不高的企業(yè)尤為重要。

現(xiàn)場布置

  發(fā)布會現(xiàn)場布置需要營造出一個與行業(yè)相匹配(如果是傳統(tǒng)行業(yè)布置得太娛樂就不太妥)，要讓到場記者感覺舒適的環(huán)境(空調(diào)溫度太高或者太低，桌椅擺放太密太松也不太合適等等)，氛圍很重要，比如場景布置、燈光、音樂、主持人、會議流程、迎來送往禮儀等。一個流程專業(yè)的新聞發(fā)布會和讓記者感覺舒適的參會過程會有助于實現(xiàn)更高質(zhì)量的傳播，這是一種體驗的魅力。

主持人

  主持人很重要，需要他反應(yīng)敏捷、思維清晰，場面掌控能力強的人擔(dān)任。最好是由有經(jīng)驗的公司中高層管理人員(如市場高層主管)或者外請專業(yè)主持人(更常被娛樂行業(yè)的企業(yè)采用)來擔(dān)任。主持人的重要性還在于現(xiàn)場掌控，發(fā)布會一開始，除了主持人、嘉賓和記者，企業(yè)內(nèi)部工作人員大聲說話的機會就沒有了。一旦現(xiàn)場出現(xiàn)意外情況，主持人就起到關(guān)鍵的作用。我們以前辦發(fā)布會也曾出現(xiàn)這樣的情況，雖然之前工作準(zhǔn)備已經(jīng)很充分，但現(xiàn)場還是出現(xiàn)些小意外，比如現(xiàn)場背景音樂放錯、燈光打錯、換電腦時大屏幕無法顯示、某個話筒本來好好的卻臨時失聲之類的，這時除了臺下預(yù)案跟上外，臺上主持人怎么讓流程繼續(xù)順暢走下來就是個挑戰(zhàn)。雖然我們希望發(fā)布會順順利利地按既定流程走，但還是得預(yù)先把那些可能存在的意料突發(fā)因素考慮進去。

發(fā)布會時間

  報社一般在周一或周五舉行例會，一天中上午也不太合適，即使你可以前一天就把準(zhǔn)備工作籌備好，但最好還是把上午安排得會前準(zhǔn)備時間，記者通常白天跑新聞，晚上趕稿，晚上自然也不是開發(fā)布會的好時機，所以發(fā)布會盡量安排在周二、三、四的下午，會議時間不要太短和太長，1-2小時即可，時間短了提供信息和互動不夠，長了記者犯困或者提前離場，會影響效果。另外提一下的是，企業(yè)的新聞發(fā)布會盡量不要和其他類似主題發(fā)布會安排在同一時間。此外，世界杯、APEC這類重大社會事件會吸引記者和大眾關(guān)注，如果是借機開可進行主題切合的新聞發(fā)布會自然不錯，否則就要對目標(biāo)媒體作些分析，不要影響到記者邀請。如果同行或者業(yè)界在同一時間舉辦活動或者發(fā)布會甚至有兩場以上，記者一般會先對活動進行排序，最終可能只選擇參加其中之一，畢竟趕場的事情無論記者還是企業(yè)都不太有保障(不過現(xiàn)在許多記者的確會趕場，最保障的事情還是把會后溝通工作也做足)。

互動問答

  回答記者問題及互動環(huán)節(jié)最好讓企業(yè)高層來做，CEO這類的最高領(lǐng)導(dǎo)是理想人選。為了防止冷場，無論你對新聞主題把握多大，通常可以讓PR在會前跟一些熟悉的記者做簡單溝通，爭取他們到時踴躍提問，但不要指望現(xiàn)場記者只按你準(zhǔn)備的問題來提問，一個真正的好稿見報肯定得有深度，記者也深知這點，現(xiàn)場完全可能會有不同角度的記者提問，甚至?xí)杏浾咛岢黾怃J的問題。所以回答記者提問的人最好是對公司有很好的了解和會從全局來考慮問題的人――公司最高層是理想人選，也有公司有專門的新聞發(fā)言人久經(jīng)沙場可擔(dān)此任。

會后專訪

  安排記者專訪也是新聞發(fā)布會的重要環(huán)節(jié)，通過放在新聞發(fā)布會結(jié)束時，盡量把新聞發(fā)布會一結(jié)束的專訪留給那些主流的媒體(尤其是非常注重新聞時效性的電視記者或者日報記者)，非現(xiàn)場的會后專訪可以再安排給周報或者雜志記者。因為專訪通常會被記者認為挖掘獨家信息和深度素材的好機會――把這樣的時間留給最有價值的媒體吧。

資料整理：旭芳