與會(huì)人員的確定是非常關(guān)鍵的，多了給會(huì)議服務(wù)成本造成不必要的消費(fèi)，少了又達(dá)不到會(huì)議服務(wù)效果。所以，伍方會(huì)議服務(wù)在確定與會(huì)人員時(shí)，最重要的原則是選擇適當(dāng)少數(shù)的人。但是往往很難做到，因?yàn)榭偸怯腥擞X(jué)得自己應(yīng)該參加會(huì)議，但是卻不能為會(huì)議有所貢獻(xiàn)，或是從會(huì)議得到什么。有的人雖應(yīng)該參加會(huì)議，但是他們卻覺(jué)得無(wú)法為會(huì)議有所貢獻(xiàn)。確定參加會(huì)議人選要先想想正在計(jì)劃中的會(huì)議是屬于哪一種類(lèi)型。如果它是一個(gè)提供信息的會(huì)議，那么與會(huì)者應(yīng)是那些需要知道這個(gè)會(huì)議所提供的信息的人，加果這個(gè)會(huì)議是解決問(wèn)題的會(huì)議，就需要那些可以提供知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的、影響會(huì)議決定的人，以及那些愿息為這個(gè)問(wèn)題的解決做出貢獻(xiàn)的人來(lái)參加。

通常，伍方會(huì)議服務(wù)在決定與會(huì)的人選時(shí)要遵循以下兩個(gè)原則：

1.選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

 會(huì)議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，因此在決定與會(huì)者人選時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮的是，邀請(qǐng)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人參與。例如慶典、紀(jì)念會(huì)等隆重會(huì)議邀請(qǐng)相關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加，以顯示會(huì)議的里要性。

2.選擇因參與會(huì)議能夠獲得益處的人

現(xiàn)代會(huì)議服務(wù)業(yè)中，邀請(qǐng)參會(huì)人員是非常重要的工作特別是在商業(yè)性會(huì)議中，因此對(duì)于選擇邀請(qǐng)參會(huì)人員時(shí)，要考慮那些可以通過(guò)會(huì)議獲得各方面益處的相關(guān)人員，當(dāng)然在會(huì)議議題設(shè)置中應(yīng)該考慮不同與會(huì)者對(duì)會(huì)議益處的預(yù)期。 

需要特別留意的是，與會(huì)者人數(shù)不宜太多。理由有3個(gè)：

①會(huì)議的成本非常昂貴，因此沒(méi)有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。

②會(huì)議人員越多，會(huì)議的效率可能越低會(huì)議控制越難。

③隨著與會(huì)者人數(shù)的增加溝通將趨于困難。

這一重要原則一定要把握好，以免讓會(huì)議達(dá)不到最佳的會(huì)議服務(wù)效果。

資料整理：旭芳