舉辦任何活動受限都要建立一個機(jī)構(gòu)，國際社團(tuán)會議申辦活動也不例外。機(jī)構(gòu)建立后，伍方會議服務(wù)會明確分工和責(zé)任，就可以開始工作計(jì)劃和申辦預(yù)算，接下來是要籌集申辦資金。

一、建立申辦機(jī)構(gòu)

申辦一個國際社團(tuán)會議，從最初的醞釀到申辦工作結(jié)束，通常需要一年甚至更長的時間。為了保證申辦工作的成功，需要建立一個專門負(fù)責(zé)申辦活動的機(jī)構(gòu)。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會、程序委員會和秘書處。

（一）組織委員會

組織委員會是申辦活動中的最高組織形式，是會議最重要的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。

1.人員組成

組織委員會通常由主席、副主席和委員組成，其成員應(yīng)主要由會議的主辦單位和承辦單位的領(lǐng)導(dǎo)組成，為工作方便，組織委員會也應(yīng)邀請主管單位的行政和外事部門的負(fù)責(zé)人參加。

2.主要職責(zé)

組織委員會對申辦國際社團(tuán)會議的全部活動負(fù)責(zé)，要制定申辦計(jì)劃，編制申辦預(yù)算和籌措申辦資金，還要經(jīng)常和國際社團(tuán)保持聯(lián)系，向他們通報(bào)會議籌備情況。組織委員會還要定期對會議秘書處的工作給予指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，保持申辦活動順利進(jìn)行。組織委員會和程序委員會是平行機(jī)構(gòu)，組織委員會要妥善協(xié)調(diào)與后者之間的關(guān)系，盡量滿足后者所提出的各種要求。

（二）程序委員會

程序委員會負(fù)責(zé)申辦活動中的全部專業(yè)問題。

1.人員組成

程序委員會通常由主席、副主席和若干委員組成。程序委員會是一個工作班子，而不是榮譽(yù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)由該領(lǐng)域內(nèi)知名人士組成，其成員是與大會主題和各個專業(yè)會議的主題有關(guān)的學(xué)者、專家，該委員會應(yīng)包括我國國內(nèi)主要知名學(xué)者、專家，我國在國外工作的知名學(xué)者、專家也應(yīng)包括在內(nèi)。

2.主要職責(zé)

程序委員會負(fù)責(zé)與會議一切有關(guān)的專業(yè)活動，具體任務(wù)是擬定會議的主題、議題和主要專業(yè)交流內(nèi)容，編制會議專業(yè)日程。

（三）會議秘書處

1、人員組成

秘書處是申辦活動的常設(shè)機(jī)構(gòu)，它在組織委員會的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)會議的全部申辦工作，秘書長是整個會議申辦活動中的關(guān)鍵人物，應(yīng)選擇年富力強(qiáng)，既熟悉專業(yè)，英語又好，并具有一定的行政管理和組織工作才能的人。

2、主要職責(zé)

秘書處應(yīng)定期將會議申辦情況以口頭或簡報(bào)的形式向組委會報(bào)告，包括工作進(jìn)度、會議文件制作和其他有關(guān)活動等。

（四）PCO

目前我國國內(nèi)許多機(jī)構(gòu)都沒有申辦國際社團(tuán)組織會議的經(jīng)歷，更缺乏有經(jīng)驗(yàn)的工作人員。

如果會議申辦成功，通常為申辦活動而成立的各種機(jī)構(gòu)也就順理成章地成為籌備會議的相應(yīng)機(jī)構(gòu)。

二、制定申辦計(jì)劃

由于申辦時間通常在一年左右，申辦工作的內(nèi)容也并不復(fù)雜，因此組織委員會只要按國際社團(tuán)的要求，作出一個簡單的申辦工作程序發(fā)給有關(guān)的機(jī)構(gòu)和人員，就可按這個工作程序展開工作。組織委員會在整個申辦期間要召開幾次工作會議，時間分別在開始策劃申辦活動時、編制申辦報(bào)告前和申辦代表團(tuán)出發(fā)之前。

三、編制申辦預(yù)算

為了掌握這個歌申辦活動的財(cái)務(wù)狀況，為下一步的籌資做好準(zhǔn)備，要盡快制作申辦活動的預(yù)算。申辦預(yù)算通常包括三部分內(nèi)容：首先編制支出部分的預(yù)算；根據(jù)支出的情況編制籌資部分的預(yù)算；最后是預(yù)算總結(jié)。以下是申辦會議的主要支出部分。

（一）申辦文件制作費(fèi)用

1、會議申辦報(bào)告

各國為了表示對申辦工作的重視，也由于現(xiàn)代技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對申辦報(bào)告制作得都很精美，采用銅板紙印刷，配有多幅彩色照片。

2、輔助申辦材料

申辦活動中使用的一些輔助申辦材料，用以加強(qiáng)申辦活動的效果。在20世紀(jì)經(jīng)常使用的輔助材料時幻燈片和錄像帶，而在21世紀(jì)隨著多媒體技術(shù)的普及，申辦活動主要的輔助材料演變?yōu)镈VD光盤，由于光盤一僅僅是提供給理事會的成員使用，制作的份數(shù)也不會太多，編輯費(fèi)也會很高。

（二）出國費(fèi)用

出國費(fèi)是指申辦人員出國申辦會議的支出，主要包括國際旅費(fèi)和在國外的食宿費(fèi)用。

1、國際旅費(fèi)是最大的支出

由于國際會議的舉辦特點(diǎn)，申辦活動通常都發(fā)生在遠(yuǎn)離我國的歐洲或者美洲，國際旅費(fèi)就是在預(yù)算中的最大支出。由于參加現(xiàn)場申辦活動的具體時間都是在一年前就確定了的，因此要盡早提前預(yù)定機(jī)票。

2、國外食宿費(fèi)用

目前我國的出國人員的食宿標(biāo)準(zhǔn)都是參照我國財(cái)政部的出國標(biāo)準(zhǔn)。以到美國為例，按我國現(xiàn)行的財(cái)政規(guī)定，在國外的食宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是每天每人90美元，也是一筆不笑的數(shù)目。

（三）活動費(fèi)用

1、宴請費(fèi)用

為了尋求國際社團(tuán)理事會成員的支持，宴請他們也需要支付一定的費(fèi)用。

2、禮品費(fèi)

禮品費(fèi)用可根據(jù)經(jīng)費(fèi)是否寬裕進(jìn)行調(diào)整。

（四）接待費(fèi)用

是接待國際社團(tuán)人員來我國考察的費(fèi)用。

1、食宿費(fèi)用

2、宴請費(fèi)

3、國際旅費(fèi)

（五）其他費(fèi)用

除以上必要的開支外，申辦工作中還涉及人工費(fèi)用、辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用。

四、籌措申辦經(jīng)費(fèi)

（一）申辦資金屬于風(fēng)險(xiǎn)投資（高回報(bào)率伴隨高風(fēng)險(xiǎn)）

通常認(rèn)為會議產(chǎn)業(yè)是一個投資回報(bào)率很高的產(chǎn)業(yè)，但是高利潤是伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)。

（二）申辦活動要有足夠的經(jīng)費(fèi)

從申辦活動開始，就有經(jīng)費(fèi)支出，除了正常的辦公費(fèi)用，如上述，直接用于申辦活動的費(fèi)用主要包括申辦材料的制作費(fèi)用、公關(guān)費(fèi)用、申辦人員的國際旅費(fèi)和在國外的食宿費(fèi)用以及接待國際組織人員來我國考察的費(fèi)用，這些費(fèi)用加起來應(yīng)該在人民幣30萬元左右。能否籌集足夠的申辦資金是申辦活動能否成功的重要保證。

（三）申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道

世界上的許多國際申辦會議的啟動資金是由政府支出。我國申辦國際社團(tuán)會議的資金至今還沒有形成一個固定渠道，主要還是靠民間資金來運(yùn)作，以下是集中主要申辦經(jīng)費(fèi)的籌措渠道。

1、行政事業(yè)費(fèi)

目前我國許多機(jī)構(gòu)申辦國際社團(tuán)會議的費(fèi)用主要出自事業(yè)費(fèi)。

2、PCO（與他們一起合作，要求PCO提供一部分申辦資金）

為了獲得充足的申辦國際社團(tuán)會議的經(jīng)費(fèi)，會議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一部分申辦資金，承諾會議申辦成功，該P(yáng)CO為唯一的會議承辦單位。

3、旅游機(jī)構(gòu)（提供禮品和旅游宣傳品）

隨著會議產(chǎn)業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中的地位不斷發(fā)展，我國的旅游機(jī)構(gòu)開始逐漸重視支持本國的機(jī)構(gòu)申辦國際社團(tuán)會議，目前雖然由于體制上的原因旅游機(jī)構(gòu)還沒有貨的多少資金的支持，但是伍方會議服務(wù)會提供一些禮品和旅游宣傳品。

資料整理：小燴