會議的核心內(nèi)容就是進行交流,因此會議專業(yè)活動主要是圍繞著各種演講進行的,演講主要包括三種形式,即大會演講、分組演講和張貼演講。另外,伍方會議服務(wù)指的會議專業(yè)活動還包括專業(yè)參觀。
一、大會演講
大會演講是所有專業(yè)活動中最重要的內(nèi)容,許多會議代表不惜跨洋過海,不遠(yuǎn)萬里前來參加會議并愿交納數(shù)百美元的會議注冊費就是要來聆聽這些大會演講。大會演講人都是在世界上該學(xué)科領(lǐng)域中最著名的學(xué)者,包括諾貝爾獎金獲得者或者工作在前沿的后起之秀。目前只有借舉辦國際社團的國際會議時,才最有可能將這些學(xué)科帶頭人邀請我國來。2002年在北京舉辦世界高分子大會時同時邀請到了三位2000年的諾貝爾化學(xué)獎的獲得者;2002年在北京舉辦國際數(shù)學(xué)家大會時邀請了著名數(shù)學(xué)家霍金和納什先生出席,他們高質(zhì)量的學(xué)術(shù)研究給我國的學(xué)者帶來了科學(xué)技術(shù)研究中的最前沿的理論,給國內(nèi)同行指出了研究方向,特別是給我國廣大中青年科技工作者提供了最好的繼續(xù)教育機會。特邀的大會演講時間通常定為25分鐘,5分鐘的回答問題時間;一小時可安排2個演講。最終日程上要寫明每個主持大會演講也是一種榮譽。主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的前輩學(xué)者擔(dān)任,也要在最終日程上寫明每個大會演講的主持人的姓名、單位、職位。
二、分組會演講
會議程序委員根據(jù)已注冊了的分組會議演講人的名單安排分組演講會;根據(jù)分組口頭演講的數(shù)量,每個單元可同時安排數(shù)個分組演講會,例如第16屆世界計算機大會,在同一時間段最多安排了54個平行的分組會議。分組演講會的報告時間一般為10~15分鐘,提問5分鐘,一個小時安排2到4為報告人。在分組會議時,與會者并不是始終固定在某一個會場那個,而是隨時選擇自己感興趣的演講去聽。為能夠滿足他們的需求,要注明每個分組演講會議的編號和名稱,日期和舉辦時間,還要注明每位演講人的演講題目,演講人的姓名、單位,演講時間和順序,以及分組演講會使用的不同會場的編號,以供與會者自由選擇參加。分組會議的主持人也是有一定學(xué)術(shù)地位的,也要注明他們的姓名、單位、職務(wù)。
三、張貼演講
張貼演講是指會議演講人把論文張貼在會議現(xiàn)場與會者觀看的演講形式。
確定張貼演講的原則主要是按照論文作者本人的要求,一些中老年的論文作者,由于口頭發(fā)言確實有困難,經(jīng)原作者要求可做張貼演講。會議要根據(jù)張貼演講的數(shù)量和會議的總體日程安排,確定張貼演講的時間和形式。目前,張貼演講的時間安排有兩種,在張貼演講數(shù)量較少時,可從會議開始到會議閉幕,整個會議期間始終張貼;在張貼演講比較多時,可安排幾個單元時間,報告作者只能再制定時間、指定地點去張貼自己的論文,到時要自行撤換。不管采用哪種形式,會議都要安排專門的時間,組織與會人員閱讀張貼演講,屆時論文作者要在自己的論文旁,與與會者交流。
四、專業(yè)參觀
很多會議,特別是專業(yè)性、學(xué)術(shù)性會議,除了在會議倉所進行發(fā)言、討論、交流之外,還要安排到與會議主題和會議目標(biāo)有關(guān)的場所(如大學(xué)、研究所、實驗室、博物館、工廠、企業(yè)、醫(yī)院……)進行參觀訪問,這樣可以把較抽象、單調(diào)的理論探討與具體的、活生生的現(xiàn)實結(jié)合起來,豐富會議產(chǎn)品的內(nèi)涵,增加會議產(chǎn)品的吸引力。
專業(yè)參觀的目標(biāo)場所應(yīng)在會議策劃時就選擇確定好。選擇時一定要注意與會議的目標(biāo)和主題密切相關(guān),并具有較強的代表性。選定后要與對方聯(lián)系溝通,協(xié)商好參觀、訪問的時間、內(nèi)容、聯(lián)系人、接待陪同人等事項,還要明確參觀的費用。
專業(yè)參觀的交通工具也要在會議策劃時就安排落實好。當(dāng)然,交通工具可以委托伍方會議服務(wù)安排。
通常會議的專業(yè)參觀的安排是由程序委員會負(fù)責(zé)的。
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