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會(huì)議時(shí)間的策劃

發(fā)布時(shí)間:2013-08-12   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://rvgy.cn

 

伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為會(huì)議時(shí)間的策劃主要解決兩個(gè)問(wèn)題:什么時(shí)間開(kāi)會(huì);會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短。

(1)會(huì)議時(shí)間的策劃原則

時(shí)機(jī)原則:選擇成熟時(shí)機(jī)舉行會(huì)議。會(huì)議的目的是為了解決問(wèn)題,解決問(wèn)題的世紀(jì)成熟與否是決定會(huì)議能否成功的因素。所選時(shí)間富有意義,能烘托會(huì)議的主題,時(shí)機(jī)成熟的會(huì)議應(yīng)及時(shí)召開(kāi)。

合理原則:符合人的心理和生理規(guī)律,勞逸結(jié)合,利用推動(dòng)工作,如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日,與會(huì)者可能會(huì)受假日活動(dòng)的影響,不容易集中注意力,因此不適合舉行會(huì)議;另外上午8:30—10:30,下午3:00—5:00是會(huì)議最可能取得高效率的時(shí)間段,午飯以后的時(shí)間是任何人都不容易懈怠的時(shí)間段。

可操作性原則:根據(jù)行業(yè)特征或與會(huì)者的時(shí)間情況來(lái)恰當(dāng)安排,盡量不要由于時(shí)間上安排不妥的問(wèn)題而造成與會(huì)者的缺席。例如,每年的旅游交易會(huì)多安排在旅游淡季舉行。有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議,需要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間參加會(huì)議的時(shí)間,以免相互沖突。

(2)會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短                      

會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短需要從以下兩方面來(lái)考慮:

一是實(shí)際需要。會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短應(yīng)根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要來(lái)確定,主要考慮因素包括會(huì)議的各項(xiàng)議程是否能夠完成;會(huì)議的發(fā)言是否充分,與會(huì)者能否充分表達(dá)意見(jiàn);是否需要留出一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間,以應(yīng)不測(cè)。

通常,會(huì)期在一天以上(含一天)的會(huì)議都包括很多儀式和社交活動(dòng),所以在會(huì)議長(zhǎng)度上要給予較寬的時(shí)間安排。對(duì)會(huì)議具體長(zhǎng)度的安排,要根據(jù)會(huì)議上所需議程和儀式等各項(xiàng)內(nèi)容的多少來(lái)確定。

二是會(huì)議的成本和效率。會(huì)議的時(shí)間越短,成本越低,效率越高。伍方會(huì)議服務(wù)經(jīng)過(guò)多年的經(jīng)驗(yàn)會(huì)考慮到與會(huì)者的生理特點(diǎn),一般會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議,必然需要安排成幾個(gè)小會(huì),每個(gè)小會(huì)應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)以內(nèi),會(huì)議一旦超過(guò)了一個(gè)半小時(shí),就會(huì)造成與會(huì)者的疲精神不集中以及抱怨,效率就會(huì)降低。

資料整理:旭芳  

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