會(huì)議活動(dòng)設(shè)計(jì)會(huì)議場(chǎng)地的選擇，會(huì)議室的布置，會(huì)議的宣傳營銷，各種繁雜的會(huì)議事務(wù)的安排，會(huì)議人員的接待、食宿、社交、娛樂、旅游、參觀、訪問、交通、展覽等活動(dòng)的安排，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)與會(huì)議中心、會(huì)議賓館、餐館、旅行社、文化場(chǎng)所、交通公司、展覽公司、政府部門等很多企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)打交道，初次或不常做會(huì)議組織工作的人會(huì)感到很煩亂，而很多會(huì)議的發(fā)起者一生也不可能組織幾次會(huì)議，于是，就出現(xiàn)了專門幫助別人組織、操作會(huì)議、協(xié)調(diào)各種關(guān)系的人和機(jī)構(gòu)。

一、專業(yè)會(huì)議組織者的定義

專業(yè)會(huì)議組織者的英文全稱是Professional Conference Organizer，縮寫是PCO，是指通過為客戶組織、經(jīng)辦會(huì)議而獲取收入的專業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。

在歐美會(huì)展業(yè)發(fā)達(dá)的國家和地區(qū)，有比較多的PCO，很多社團(tuán)、企業(yè)等機(jī)構(gòu)在開會(huì)時(shí)已經(jīng)習(xí)慣于聘請(qǐng)PCO來幫助他們安排、組織。

在中國，目前PCO已經(jīng)出現(xiàn)并呈發(fā)展之勢(shì)。隨著對(duì)外開放的不斷深入，我國舉辦的會(huì)議也逐漸與國際接軌，會(huì)議主辦單位開始將會(huì)議的主要組織工作委托給PCO來運(yùn)作，由PCO為會(huì)議提供全方位服務(wù)。會(huì)議主辦單位最缺少的是舉辦大型會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，PCO與會(huì)議主辦單位共同組織會(huì)議，容易使會(huì)議獲取成功。

但目前我國大多數(shù)PCO專業(yè)性尚不夠強(qiáng)，不能夠?yàn)闀?huì)議提供全方位服務(wù)，而是停留在僅僅為會(huì)議安排住宿、餐飲和解決交通、旅游等旅游性質(zhì)的服務(wù)，特別是缺乏運(yùn)作國際會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)、不了解國際會(huì)議的操作慣例，急需學(xué)習(xí)提高。

二、PCO的工作

PCO應(yīng)能為會(huì)議提供全方面的服務(wù)，包括會(huì)議資金的籌集、通知編寫和發(fā)放、論文征集、注冊(cè)、組織附設(shè)展覽以及住宿、餐飲和旅游安排等工作。這樣的好處是會(huì)議主辦者可將會(huì)議只托給PCO一家來完成，既簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會(huì)議的代表，如通過PCO一家，帶白哦就可完成注冊(cè)、賓館和旅游預(yù)訂的工作。由于我國的特殊國情，舉辦會(huì)議時(shí)的許多工作具有政府色彩，例如國際會(huì)議的審批手續(xù)和為國外代表辦理簽證等。PCO應(yīng)有資格去完成這些工作，以減輕會(huì)議組織者的壓力。PCO還應(yīng)與當(dāng)?shù)氐恼畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門建立良好的關(guān)系，熟悉他們的要求，得到他們充分的支持。

概括起來，PCO在幫助社團(tuán)組織、企業(yè)等機(jī)構(gòu)安排、組織會(huì)議時(shí)，主要做以下一些工作。

1.會(huì)議的促銷宣傳、新聞報(bào)道工作；

2.各種印刷品的制作安排；

3.會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議場(chǎng)所的選擇；

4.會(huì)議住宿（賓館）的安排；

5.會(huì)議餐飲的安排；

6.會(huì)議預(yù)先注冊(cè)和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作；

7.會(huì)議財(cái)務(wù)管理工作，包括會(huì)議預(yù)算、會(huì)議資金籌措、會(huì)議成本控制、會(huì)議現(xiàn)今管理等；

8.會(huì)議臨時(shí)員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作；

9.會(huì)議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排；

10.會(huì)議技術(shù)設(shè)備和人員的安排；

11.會(huì)議社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)訪問活動(dòng)的安排；

12.會(huì)議旅行、游覽等活動(dòng)的安排；

13.會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)的安排（包括國際會(huì)議國外參展商的展品報(bào)關(guān)等）；

14.幫助會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行國際會(huì)議的審批和申辦；

15.按我國外事規(guī)定協(xié)助參加國際會(huì)議的國外代表辦理入境簽證事宜；

16.協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系；

……

三、PCO的收費(fèi)方式

PCO幫助社團(tuán)組織、企業(yè)等機(jī)構(gòu)安排、組織會(huì)議是一種商業(yè)行為，其目的是獲取收入。PCO的收費(fèi)方式有一下幾種。

1.包價(jià)式

即幫助運(yùn)作、管理好一個(gè)會(huì)議一次性收取一筆費(fèi)用（比如5萬元，不管參會(huì)者人數(shù)的多少。）

2.基本費(fèi)+參會(huì)者人頭費(fèi)

即幫助客戶完成ige會(huì)議，除了收取一筆基本費(fèi)用（比如3萬元，一般比包價(jià)式低）外，再根據(jù)參會(huì)者人數(shù)每個(gè)人提取一定的費(fèi)用（比如20元/人）。

3.參會(huì)者人頭費(fèi)

即完全根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少每個(gè)人提取一定的費(fèi)用（比如50元/人，一般比第二種收費(fèi)方式中的人頭費(fèi)要多），不再收取基本費(fèi)。

4.按小時(shí)收費(fèi)

即完全按照為社團(tuán)或企業(yè)安排、組織會(huì)議的工作時(shí)間來收費(fèi)（比如100元/小時(shí)），而不管參會(huì)者的多少，也不再收取基本費(fèi)。

不管是按哪種方式收取會(huì)議費(fèi)用，PCO事先都要和會(huì)議客戶協(xié)商一致，并列出收費(fèi)時(shí)間表，即會(huì)議安排、組織工作進(jìn)行到哪一階段收取會(huì)議費(fèi)的百分比。

PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會(huì)議費(fèi)用外，還可以從有關(guān)會(huì)議供應(yīng)機(jī)構(gòu)那里獲取一定的傭金作為正常收入的補(bǔ)充。例如，PCO把承接的某個(gè)會(huì)議安排在某個(gè)會(huì)議中心或會(huì)議賓館，伍方會(huì)議服務(wù)可能會(huì)從本次會(huì)議所獲得的收入中按比例（例如10%）提取一小部分作為給PCO的傭金，以表示對(duì)PCO把該會(huì)議放在該會(huì)議中心或會(huì)議賓館的酬謝。

資料整理：小燴