會議組織注意事項——杭州會議服務(wù)

發(fā)布時間：2015-03-05 內(nèi)容來源：杭州年會策劃公司 http://rvgy.cn

舉辦會議能擴大論壇組織影響，起到宣傳作用，并將重要影響力的政治官員和商業(yè)精英聚集起來,群策群力。要舉辦好一次會議有許多需要注意的地方。

（一）、會議資料準備注意事項：
1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。
2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。
3、當(dāng)參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領(lǐng)取。
4、若需要給參會人員發(fā)放紀念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。
（二）、會議通知注意事項：
會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：
1、正式的書面會議通知應(yīng)包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
2、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。
（三）、會議議程安排注意事項：
1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內(nèi)容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。
2、安排會議議程時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
（四）、會場布置注意事項：
1、正式會議的會場應(yīng)提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。
2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。
3、對于安排好坐席的會場，應(yīng)在會議前將會議資料袋擺放在坐席上。
4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風(fēng)等器械。
5、注意各項會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調(diào)整好。
6、會議組織人員應(yīng)準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。
（五）、現(xiàn)場安排（人員入場時）注意事項：
1、會議開始前在會場入口處設(shè)立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。
2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員。
二、會議中
（一）會議記錄注意事項：
1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言進行記錄（特別是討論性質(zhì)的會議），記錄內(nèi)容會后留底。
2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。
（二）會議服務(wù)注意事項：
1、安排專人（會議組織人員或物業(yè)人員）負責(zé)茶水服務(wù)。
2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺、投影儀、視頻設(shè)備等。
（三）其他注意事項：
1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關(guān)閉手機或調(diào)成靜音。
2、會議時間較長時，可適當(dāng)安排中途休息時間。
三、會議后
1、贈送公司的紀念品。
2、如有需要，合影留念。
3、重要會議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會議相關(guān)新聞。