會議簽到前期、中期有哪些工作內(nèi)容？會議簽到流程、會議活動簽到細節(jié)有哪些注意事項？會議活動服務公司、杭州年會策劃服務公司——伍方會議聯(lián)合業(yè)內(nèi)資深經(jīng)驗的活動人一道編寫了會議活動現(xiàn)場簽到模塊的執(zhí)行規(guī)范。

一、前期

1.前期確認信息：

（1）收集完整客戶名單與抵達信息；

（2）確認用房數(shù)與房型；

（3）確認分房要求及標準；

（4）確認是否預留房間、明確保底房間數(shù)量；

（5）簽到處需要至少一名知曉嘉賓情況的對接人在

場，以便碰到非名單內(nèi)的嘉賓到場及時核實；

（6）確認簽到臺的擺放位置及時間、簽到臺所需物品(電源、電話、網(wǎng)線、指示牌、水牌等）；

（7）確認VIP房間及客人姓名；

（8）工作人員分工與職責；

（9）簽到所需道具；

2.簽到臺布置及物品準備

準備筆、紙、訂書機、簽到表、分房表、電腦、電子簽到設(shè)備、一米欄、裝飾品等；

3.會議資料及禮品準備

（1）嘉賓證、參會證、媒體證、主辦方、工作證等分類擺放；

（2）資料袋中一般包括議程、會議期刊、會議手冊、會議資料、餐券、禮品等；

4.注意事頊

在酒店及會場的主要通道及入口處，應設(shè)有指引牌或顯示屏進行指引。

2020新東方年會掃碼電子簽到環(huán)節(jié)

二、中期

1、彩排

（1）前臺所有人員都參與；

（2）認真嚴格按照既定流程進行，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決并改變策略；

2.簽到

（1）隨時與接機接站組保持聯(lián)系，及時得到機場/車站接駁車輛發(fā)車情況；

（2）提前準備即將抵達酒店的客人的簽到表；

（3）看到客人到達會場或酒店大堂時，應主動詢問是否為參會嘉賓；

3.取房

跟酒店確認每次取房的房號、房數(shù)、房型進行記錄，簽字確認；

4.分房

安排房間要確定好性別，避免男女混住的尷尬；

6.核對整理各種數(shù)據(jù)

（1）簽到處整理當日實到客人人數(shù)、各區(qū)域人數(shù)；

（2）分房處統(tǒng)計實際用房數(shù)、房型；

（3）統(tǒng)計會議資料及禮品的實際發(fā)放數(shù)量，與簽到表登記的數(shù)量核對；

7.收集整理簽到臺剩余物品

8.會議期間工作

（1）收集整理返程信息；

（2）會議相關(guān)事宜的咨詢：包括日程安排、會議地點等；

（3）會議期間的叫早設(shè)定、每天房間數(shù)的統(tǒng)計確認；

（4）專人負責接待客人領(lǐng)取發(fā)票；

9.注意事項

（1）統(tǒng)計客人信息時，保留客人發(fā)送的原始資料；和客人對完信息后，及時將更改后的信息發(fā)給客戶確認；

（2）遇到客人調(diào)換房間或物品，需及時做好登記；

（3）因為航班及大巴接駁等原因，可能同一時間會有大批量參會人員到達，需要提前安排好現(xiàn)場維持報到注冊秩序工作人員。

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