會(huì)議舉辦過(guò)程中詳細(xì)周密的策劃可以將會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)降低至最小。然而有些事情確實(shí)是你無(wú)法控制的，像火災(zāi)、恐怖活動(dòng)或示威游行；也可能一場(chǎng)改變風(fēng)向的颶風(fēng)襲擊了會(huì)議舉辦地區(qū)，或者一夜暴雨淹沒(méi)了城市街道；或者發(fā)生醫(yī)療突發(fā)事件，某個(gè)與會(huì)者需要連夜送往急救室。對(duì)于此類(lèi)突如其來(lái)的變化，你有對(duì)策嗎？

這就是為什么風(fēng)險(xiǎn)管理成為會(huì)議策劃者不容忽視的一個(gè)問(wèn)題的原因所在。酒店、會(huì)展中心等機(jī)構(gòu)一般都有各自的應(yīng)急措施，他們當(dāng)然也更愿意與會(huì)議策劃者和策劃?rùn)C(jī)構(gòu)合作，共享措施，共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。不管怎樣，你為此付出的努力應(yīng)該是必須的。

火災(zāi)

火災(zāi)來(lái)勢(shì)迅速而且兇猛。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢(shì)會(huì)蔓延得很快，你和與會(huì)者的生命都將面臨威脅。酒店的客房?jī)?nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會(huì)者曾經(jīng)看過(guò)多次了，但作為大會(huì)的策劃者和組織機(jī)構(gòu)，仍然有必要讓與會(huì)者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會(huì)不知所措。因此，你如果花一點(diǎn)時(shí)間把這些注意事項(xiàng)打印在計(jì)劃書(shū)中或作為附加材料發(fā)放到與會(huì)者手中，就會(huì)減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個(gè)人的生命，你所付出的努力也是值得的。

 

恐怖襲擊

恐怖襲擊這個(gè)字眼曾經(jīng)離人們很遙遠(yuǎn)，但現(xiàn)在它又回來(lái)了，許多人不得不面對(duì)它，尤其是2001年以后。許多酒店和公共機(jī)構(gòu)已經(jīng)制定了相應(yīng)的對(duì)策來(lái)處理此類(lèi)事件。這些對(duì)策并非針對(duì)你、會(huì)議組織機(jī)構(gòu)或舉辦會(huì)議的酒店或會(huì)展中心，而是因?yàn)樗鼈冇锌赡艹蔀榭植澜M織襲擊的目標(biāo)。由于情況難以預(yù)測(cè)，所以安全和風(fēng)險(xiǎn)管理的要求也隨之提高。

你應(yīng)該制定一些應(yīng)急行動(dòng)計(jì)劃，并對(duì)員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，以便當(dāng)緊急情況發(fā)生時(shí)，他們可以和與會(huì)者們并肩作戰(zhàn)。你還可以和酒店員工以及執(zhí)法部門(mén)合作，按照他們的指令行事。

 

自然災(zāi)害

另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對(duì)自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來(lái)做準(zhǔn)備，但是如果你取消會(huì)議，或?yàn)榱耸古c會(huì)者錯(cuò)過(guò)颶風(fēng)而縮短會(huì)議時(shí)間，那么你將會(huì)遭遇財(cái)政預(yù)算的危機(jī)。當(dāng)然，人的生命比金錢(qián)更重要。面對(duì)自然災(zāi)害，你無(wú)計(jì)可施。唯一能做的就是制定出一個(gè)恢復(fù)計(jì)劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。在這種情況下，保險(xiǎn)就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險(xiǎn)，其他種類(lèi)的保險(xiǎn)也是很有用處的。

 

醫(yī)療突發(fā)事件

這些事件在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)都會(huì)發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個(gè)人心臟病發(fā)作時(shí)可能沒(méi)有任何預(yù)兆。有些人吃了過(guò)敏的食物后，身上會(huì)突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會(huì)陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時(shí)間、地點(diǎn)以及情形總是不斷變化的。

會(huì)議策劃者在策劃會(huì)議時(shí)應(yīng)該考慮到這些情形，可以和酒店醫(yī)療部門(mén)事先做好溝通，同時(shí)要熟悉會(huì)議場(chǎng)地附近醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)的情況。

另外，讓工作人員學(xué)會(huì)人工呼吸或心肺救助復(fù)蘇方法也是一個(gè)明智之舉。許多酒店和機(jī)構(gòu)要求從總經(jīng)理到門(mén)童在內(nèi)的所有人員都要上人工呼吸和心肺救助復(fù)蘇方法課程。這些課程的目的是讓所有人明白，挽救生命是每個(gè)公民的職責(zé)。