會(huì)議可變支出是指隨著會(huì)議代表的數(shù)量變化而改變的支出項(xiàng)目。對(duì)于伍方會(huì)議服務(wù)舉辦的大多數(shù)的會(huì)議來說，會(huì)議的可變支出是會(huì)隨著會(huì)議代表人數(shù)的增加而增加的。

（一）餐飲費(fèi)

餐飲費(fèi)是會(huì)議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般恩呢該占到注冊(cè)費(fèi)收入的65%。

1.宴會(huì)

宴會(huì)是會(huì)議全部單項(xiàng)支出中最多的，支出價(jià)格的范圍也是最大的。

2.招待會(huì)

每個(gè)會(huì)議都要舉辦一次招待會(huì)，通常招待會(huì)的支出都是包含在注冊(cè)費(fèi)中，招待會(huì)多為自助餐的形式。

3.茶/咖歇

茶/咖歇的費(fèi)用實(shí)際上市很高的，在杭州地區(qū)的四星級(jí)賓館舉辦會(huì)議，每人每次10元，一個(gè)千人的會(huì)議5天時(shí)間，就要有10萬元的支出。

4.會(huì)議午餐

會(huì)議安排的午餐一般都是自助餐形式，通常不安排酒水。一般是按照人數(shù)付費(fèi)的。

（二）印刷費(fèi)

會(huì)議資料印刷費(fèi)的支出是僅次于餐飲費(fèi)支出的另一項(xiàng)主要支出，主要是論文集的印刷費(fèi)比較高。以下是征文通知書之后的集中主要印刷品費(fèi)用。

1.論文集（proceedings）

大型會(huì)議的論文集由于會(huì)議人數(shù)較多，印刷費(fèi)也相當(dāng)高。

2.會(huì)議內(nèi)容摘要（abstracts）

論文集要求每個(gè)代表提交頁(yè)數(shù)較多，論文也因此笨重，同時(shí)還涉及版權(quán)的問題，目前越來越多的會(huì)議只要求代表提交論文摘要，論文摘要和預(yù)先安排的會(huì)議演講、講解等演講內(nèi)容的概要放在一起編成會(huì)議內(nèi)容概要，比論文集內(nèi)容要少很多，可降低印刷費(fèi)用。

3.會(huì)議資料匯編

由于可以在會(huì)后出售，會(huì)議資料匯編的內(nèi)容可以編印得多一些，而不用只編入摘要性的內(nèi)容，其成本自然比較高。

4.最終程序手冊(cè)和會(huì)議指南

最終程序手冊(cè)和會(huì)議指南內(nèi)容非常多，成本很高。為降低印刷費(fèi)用，有時(shí)最終程序手冊(cè)和會(huì)議指南印在一起發(fā)給代表。

5.注冊(cè)通知書（第三輪會(huì)議通知）

注冊(cè)通知書是發(fā)給有意向參加會(huì)議的人的，所以其印刷費(fèi)用屬于可變支出。由于相對(duì)印數(shù)比較少，因而印刷費(fèi)的價(jià)格還是比較高的。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用在會(huì)議的籌備中，會(huì)議組織者可以將第三輪通知的內(nèi)容發(fā)布在會(huì)議網(wǎng)站上，此輪通知也就不再印刷了。

（三）郵寄費(fèi)

寄給已經(jīng)有意向參加會(huì)議的人的論文錄取通知書、第三輪會(huì)議通知（注冊(cè)通知）和簽證邀請(qǐng)屬于可變支出。

1.論文錄取通知書和注冊(cè)通知書的郵寄費(fèi)

許多代表要憑據(jù)會(huì)議的論文接受通知書向所在單位申請(qǐng)參加會(huì)議的費(fèi)用。論文通知書應(yīng)由會(huì)議程序委員會(huì)主席親筆簽名。會(huì)議組織者盡可能地將論文通知書的原件郵寄給各位代表，當(dāng)然要支出一筆郵寄費(fèi)。

2.注冊(cè)通知書郵寄費(fèi)

對(duì)于那些表示希望得到印刷形式的注冊(cè)通知書的代表，會(huì)議組織者一定要郵寄給他們。國(guó)內(nèi)郵寄一本要花費(fèi)幾元，國(guó)際會(huì)議時(shí)郵寄到國(guó)外要花費(fèi)幾十元。

3.簽證邀請(qǐng)信的郵寄費(fèi)

會(huì)議組織者提供給國(guó)外代表辦理他們來華簽證手續(xù)的邀請(qǐng)信，由于邀請(qǐng)信上既有單位的公章，也有單位負(fù)責(zé)人的親筆簽名，也要盡量郵寄出原件，以方便他們到我國(guó)駐外使館和領(lǐng)館辦理簽證手續(xù)。這些邀請(qǐng)信的郵寄費(fèi)用也不少。

（四）代表用品費(fèi)用

直接發(fā)給代表的用品是最直觀的可變指出，雖然有時(shí)費(fèi)用很少。

1.名卡

購(gòu)買名卡的材料和打印名卡的費(fèi)用，攤到每個(gè)名卡上，簡(jiǎn)單的不過幾元錢，復(fù)雜的如IC卡要十幾元甚至幾十元。

2.請(qǐng)柬和各種票證費(fèi)用

一套制作精美的會(huì)議請(qǐng)柬和票證要支出十幾元的費(fèi)用，為節(jié)省這筆費(fèi)用，目前國(guó)際上的流行趨勢(shì)是使用鐳射打印機(jī)打印，則成本就微乎其微了。

3.文具費(fèi)用

是指發(fā)給每個(gè)代表的筆和筆記本，有的會(huì)議發(fā)一疊會(huì)議的專用信紙。沒人費(fèi)用從幾元到幾十元不等。

4.資料包費(fèi)用

依據(jù)資料包的式樣和質(zhì)量，價(jià)格會(huì)從幾元到幾十元不等。

（五）同聲傳譯的接收設(shè)備

同聲傳譯設(shè)備的租金相當(dāng)昂貴，例如杭州地區(qū)通常是每個(gè)單元每個(gè)接收器的租金為20元，如果一個(gè)上千人的會(huì)議按5天計(jì)算，僅接收機(jī)一項(xiàng)的租金就高達(dá)20萬元人民幣，因此一般的會(huì)議只有開幕式和特邀的大會(huì)演講才安排同聲傳譯。

（六）PCO的服務(wù)費(fèi)

如果是按注冊(cè)的人數(shù)來付PCO的服務(wù)費(fèi)，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)把這筆費(fèi)用可計(jì)算在可變支出中。

資料整理：小燴